Backstage | Anfang des Jahres bei einer Live-Online-Demo zu unseren Azubi-Einstellungstests. Zu Beginn frage ich immer nach dem Status-Quo. Also zum Beispiel: Werden bereits Tests als Recruiting-Tools eingesetzt, welche und wie werden sie durchgeführt usw. Und warum möchte man sich jetzt über die Online-Tests von uns schlau machen.
Der dickste Pain Point – die Azubi-Tests
Mein Gesprächspartner Phil gestand mir – beinahe hinter vorgehaltener Hand. Ja, wir führen Tests durch. Aber die seien so was von oldschool, dass man sich dafür eigentlich schämen müsste. Als ich nachfragte, beschrieb er sie so: Paper & Pencil (“aber wir wollen ja ein digitales Unternehmen sein, haha”), Durchführung im Betrieb zu festgelegten Terminen in einem Besprechungsraum. Eingeladen werden die Kandidaten mit den besten Notendurchschnitten in den letzten 2 Zeugnissen. Und seit Jahren sei es derselbe Test, “mit so tollen Fragen nach z.B. dem höchsten Berg oder dem ersten Kanzler”.
Oldschool frisst unheimlich viel Ressourcen
Was das nach seiner Erfahrung für die Azubi-Auswahl heiße? Seine emotionale Antwort: Verdammt viel Arbeit und Frust. Alleine die Terminkoordination auf die verschiedenen Durchführungstermine vor Ort, die Bereitstellung von Unterlagen, Bewirtung, Aufsichtspersonen usw. fresse viel Zeit. Auch nervten die Ausfälle von Bewerbenden oder die ungläubigen Nachfragen – “Wie, kein Online-Test?” Und dann das manuelle Auswerten der Tests mit Schablonen und das Eintragen von Ergebnissen in eine Excel-Tabelle. Da gingen in der Summe Stunden drauf. Und genau das müsse anders werden.
Mehr Effizienz, einen moderneren Auftritt, weniger Ressourceneinsatz (Personal und Material) – das wären seine Hauptziele für den Einsatz eines Online Recruiting-Tools.
Die Veränderung im Testen durch ein smartes Online Recruiting-Tool
Ein paar Wochen später nutzte seine Firma unsere Azubi-Kompakt-Tests1 – um noch die letzten Ausbildungsplätze für 2023 zu besetzen. Als ich ein paar Wochen später nachfragte, wie es läuft und ob schon Effizienzvorteile spürbar seinen, schoss es aus ihm raus: YES, und wie! Allein die eingesparte Zeit für die Vor-Ort-Termine und das Auswerten. Und es würden sogar mehr Leute am Test teilnehmen – das orts- und zeitunabhängige Testen hätte auch hier was bewirkt.
Anfang gemacht – Lunte gerochen
Und er hätte Lunte gerochen. Als nächstes müssten nun auch noch die Gespräche optimiert werden. Ob ich da auch eine Idee hätte?
Ich ließ mir die aktuelle Situation schildern: Die Ausbilder führten die Gespräche. Mal mit, mal ohne ihn oder Kollegen aus der HR-Abteilung. Da, wo er bzw. Kollegen teilnähmen, erlebten sie sehr unterschiedliche Qualität, Vorgehensweisen, Dauern. Und was ihm insbesondere noch ein Dorn im Auge ist, sei die Willkür in der Bewertung der Interviews. Auch sei so ein gegenseitiges Vertreten eigentlich nicht möglich. Die Folge: immer mal wieder Terminverschiebungen von Interviews, wenn ein Ausbilder ausfällt oder keine Zeit hat. Das sei natürlich sehr unglücklich gegenüber den Bewerbenden und verlängere auch den Auswahlprozess.
Ein smartes analoges Recruiting-Tool für Interviews
Ich schlug ihm eine stärkere Standardisierung des Interviewprozesses vor. Angefangen mit definierten Kompetenzen, die Azubis mitbringen sollten, über Fragenpools zur Messung dieser Kompetenzen bis hin zu einer Vorlage für einen Interviewleitfaden inklusive Bewertungsraster, der mit diesen Komponenten individuell bestückt werden kann.
Step by step in die Umsetzung
Er griff den Vorschlag auf und wir bereiteten einen Kick-off mit Ausbildern, Azubi-Vertretung und Betriebsrat vor. Sie sollten so mitgenommen werden, ihre Fragen, Bedenken, Wünsche einbringen können. Anschließend machten wir uns mit “Key-Ausbildern” an die Arbeit, die als Schnittstelle zwischen uns und dem Rest der Mannschaft fungierten. So entwickelten wir Entwürfe für Kompetenzmodell, Leitfaden und Bewertungsraster. Diese wurden rückgekoppelt und erhielten nach und nach ein Feintuning. Zu Beginn der neuen Auswahlrunde für das nächste Ausbildungsjahr ging der neue Interviewprozess gleich in die Erprobung.
Die nächste spürbare Veränderung im Azubi-Auswahlprozess
Vor kurzem trafen Phil und ich uns zu einem vereinbarten Zwischen-Feedback. Ja, manch einer müsse sich noch daran gewöhnen, aber es klappe in Summe recht gut. Vor allem merkten die Ausbilder auch eine gewisse Entlastung. Statt irgendwie das Gespräch zu führen und sich die nächste Frage aus dem Hut zu zaubern, gäbe der Leitfaden Orientierung. Sie merkten, dass sie mit den Antworten mehr anfangen könnten. Der Leitfaden mache direkte Notizen leichter möglich und das Bewerten strukturierter. Und auch hätten sich die ersten Ausbilder gegenseitig vertreten. Sicher müsse man an der einen oder anderen Stelle noch etwas nachbessern, aber: läuft. So mache die Azubi-Auswahl wieder mehr Spaß und kosten vor allem spürbar weniger Zeit.
Das Learning zu Recruiting-Tools
Der größte Schritt ist meist, Veränderungen proaktiv anzugehen. Denn es läuft ja alles irgendwie. Und bei knappen Ressourcen will man sich ja auch nicht noch zusätzliche Arbeit aufhalsen. Routinen zu durchbrechen birgt auch immer Risiken. Wird’s schlimmer oder besser, was ist mit Bedenkenträgern und Widerstand. Und die Kosten für das Invest? Deshalb warten viele HR- / Ausbildungs- / Recruiting-Verantwortliche oft ab und auf den “perfekten” Zeitpunkt. Den gibt es aber nicht.
Aber wenn man mal anfängt und erlebt, was Optimierungen, Verschlankungen und Standardisierungen an positiven Veränderungen gerade auch in Bezug auf Ressourcen bringen, dann kann sich das zu einem kontinuierlichen Verbessern entwickeln. Denn eingesparte Ressourcen motivieren und geben Spielraum für die nächsten Vorhaben. Phil ist hier ein gutes Beispiel.
Phil denkt übrigens schon an 2024. Da schwebt ihm vor, auch noch den Kennenlerntag mit dem integrierten Mini-AC zu optimieren. Da stecke auch noch Potenzial für Ressourcen-Einsparung und mehr Effizienz drin. …
1 Informationen zu den Test findest du bei Interesse hier. Dass und wie man solche einen Test auch sehr individualisiert einsetzen kann, zeigt das Beispiel von SWS (Südwestdeutsche Salzwerke). Und aktuell gibt es auch hinter Türchen 11 im Recruiting-Adventskalender von Rekrutierungserfolg.de ein besonderes Angebot (bis 15.12.23).
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
