Sommer, Sonne und … Ressourcen-Engpass – Wie ein Arbeitgeber Dank Plan B die Lage gut gemeistert hat

Externer Recruiting Service als eine Lösung für Ressourcen-Probleme im Recruiting

Backstage | Ressourcenprobleme im Recruiting bzw. in HR können wahre Erfolgsbremsen und mit ein Grund für unbesetzte Stellen sein. Wenn 94% der HR’ler in kleineren Unternehmen laut einer Studie sagen: Die Arbeitsbelastung ist zu groß, 79% sich ständig gestresst bzw. ausgebrannt fühlen und 59% darüber nachdenken HR zu verlassen1 oder nach einer anderen Studie 40% der HR’ler überlegen in den nächsten 6-12 Monaten ihren Arbeitsplatz zu wechseln2, dann ist das ein Alarmzeichen.3

Und dann braucht es strategische Lösungen, um den Ressourcen-Engpässen Herr zu werden. Diese können unterschiedlich sein. Wir schauen zum Jahresausklang heute und die nächsten Male auf Erfolgsgeschichten, die wir in diesem Jahr begleitet haben.

Ein solcher Lösungsansatz liegt in der Kooperation mit externen Recruiting Service-Anbietern. Sie kann zeitweise für Entlastung sorgen und so die negativen Folgen fehlender Recruiting Ressourcen abfedern, wie das folgende reale Beispiel zeigt.

So kann es kommen

Als Lisa uns im Juni anrief, merkte man gleich, da liegt was in der Luft. Lisa ist Recruiterin bei einem Arbeitgeber in der Finanzbranche, den wir als Recruiting Service Partner im operativen Recruiting immer mal wieder projektweise unterstützen. Nach einem kurzen Smalltalk druckste sie nicht weiter rum. Sie wolle direkt mit der Tür ins Haus fallen. Ich zog meine Augenbraue hoch und in Sekundenschnelle war ich leicht alarmiert. Hat sie irgendetwas in Bezug auf unsere Zusammenarbeit zu klären? Dann kam es aber anders.

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Es brenne förmlich bei ihnen im Team. Nicht nur, dass die Zahl offener Stellen ständig wachse. Eine Kollegin sei im Sabbatical und müsse es aus persönlichen Gründen verlängern. Ein Kollege würde in Kürze Papa und ginge dann in Elternzeit. Eine andere Kollegin müsste kurzer Hand in Teilzeit wechseln, um sich um eine familiäre Notlage kümmern zu können. Ein weiterer Kollege hätte gekündigt und wäre Ende des Monats weg. Und da wäre auch noch die Urlaubszeit, die vor der Tür stünde und ein Projekt, das Kapazitäten aus dem Recruiting-Team erfordere.

Man merkte ihr gut an, dass die Anspannung im Team hoch war, als sie fragte: Ich weiß, es ist kurzfristig, aber könntet ihr uns so schnell wie möglich unterstützen und einspringen?

Ich schaute auf unsere Planungen der nächsten Wochen. Wir hatten über den Sommer gut zu tun – auch aufgrund des anstehenden 10 -jährigen Jubiläums unseres Fachportals Rekrutierungserfolg.de. Aber Dank einer guten Basis (siehe nächster Abschnitt) konnte ich ihr zusagen, kurzfristig einzuspringen. Lisas Erleichterung war nach unserer Zusage greifbar. Und ein paar Tage später starteten wir schon. Wir übernahmen eine größere Zahl neuer Projekte, die schon etwas in der Warteschleife hingen, und auch laufende, die sich als zäh erwiesen und hohen Betreuungsaufwand erforderten. Der Plan B hat funktioniert! Entlastung trat ein.

Gute Basis für funktionierenden Plan B

  1. Durch vorherige Projekte waren wir grundsätzlich vertraut mit den Abläufen und dem Bewerbermanagement-System. Es gab einen Rahmenvertrag über Leistungen, SLA und Kosten.
  2. Wir sind bei upo so gut organisiert, dass wir flexibel Aufgaben untereinander aufteilen und unsere Ressourcen optimal nutzen können. Außerdem können wir uns durch unsere Erfahrung und unsere Briefing-Strategie gut in Stellen unterschiedlichster Art und Hierarchie-Ebene hineinversetzen. So war auch die Übernahme von Stellen aus bisher unbekannten Fachbereichen kein Problem.

Statt Ressourcen-Engpass richtig was erreicht

Durch ihren Plan B haben Lisa und ihre Teamkolleg*innen schnell und unkompliziert eine kollegiale Entlastung erhalten. Dadurch

  • brauchten keine Hiring Manager in Bezug auf die Besetzung ihrer Vakanzen auf später vertröstet werden; sie wurden zeitnah kompetent von A bis Z begleitet und erhielten bei Bedarf schnell Feedback, Beratung oder Service. Dadurch war das Risiko unzufriedener interner Auftraggeber, die sich ggf. sogar verselbständigt hätten, abgewendet.
  • Vorhandene Recruiting-Prozesse konnten zügig abgewickelt werden; Recruiting wurde nicht zum Flaschenhals, der die Prozessdauern verlängert und zu verärgerten und abspringenden Kandidaten geführt hätte. Ganz zu schweigen von möglichen Folgen für das Arbeitgeberimage, z.B. durch entsprechende Kommentare in Arbeitgeber-Bewertungsplattformen.
  • Bewerbende erhielten zügig Feedback und Folge-Termine und erlebten erreichbare Ansprechpartner, die für Rückfragen da waren, statt Anrufbeantworter. Das zahlte positiv auf die Candidate Experience ein.
  • Das Recruiting-Team konnte Zeit überbrücken, bis Elternzeit, Urlaube, Sabbaticals beendet und das Konzernprojekt auf Kurs waren, ohne förmlich so auf dem Zahnfleisch zu gehen, dass Fehler unvermeidbar und Qualitätsabstriche im Tun die Regel wurden.

Und die andere Seite der Medaille?

Klar, unser Einsatz hat das Unternehmen Geld gekostet. Wenn man allerdings die Gegenrechnung aufmacht, was unbesetzte Stellen, enttäuschte Bewerber, Kratzer am Arbeitgeber-Image und unzufriedene Hiring Manager kosten, wird sehr schnell ein Schuh daraus.

Und ich höre auch schon einige von euch sagen, dass Recruiting inhouse gehört und der Einsatz eines Dienstleisters nicht nur ein Armutszeugnis gegenüber Hiring Managern ist, sondern auch bei Bewerbenden nicht gut ankommt. Aber …

Hiring Manager geht es in erster Linie darum, dass ihr Stellenbesetzungsproblem gelöst wird. Ihnen ist wichtig, dass jemand da ist, der sie dabei kompetent begleitet. Dabei ist es zweitrangig für sie, ob das jemand Internes oder Externes ist, solange der Einsatz und die Qualität stimmt und sie sich gut aufgehoben fühlen. Auch ist die Zusammenarbeit mit Dienstleistern in vielen Unternehmensbereichen längst Usus (in der IT, im Marketing, im Kundenservice …) und wird inzwischen viel weniger negativ als vielmehr als unternehmerisch sinnvolle, zielführende Ergänzung akzeptiert und geschätzt.

Und das gilt auch für Bewerbende. Was diese nicht mögen, sind Ansprechpartner, die “von Tuten und Blasen” keine Ahnung haben und mit ihnen wie mit Nummern umgehen. Wenn die Ansprache und das Kümmern stimmt und man wie interne Ansprechpartner kompetent informieren kann, haben die wenigsten Bewerbenden Berührungsängste. Gerade wenn man als Arbeitgeber die Zusammenarbeit offen thematisiert und das Vertrauen in den Partner bestätigt.

Und die Quintessenz?

Die beschriebene Situation ist kein Einzelfall eines Recruiting-Teams. Mal schnellt die Zahl offener Stellen planbar in die Höhe , weil z.B. ein neuer Standort hinzukommt, ein bestimmtes Geschäftsfeld ausgebaut oder z.B. ein Traineeprogramm ins Leben gerufen wird. Mal fehlen mehr oder weniger plötzlich Mitarbeiter-Ressourcen im Recruiting-Team, die intern nicht mehr aufgefangen werden können. Neueinstellungen rechnen sich nicht, Praktikanten und Werkstudierende können allenfalls etwas administrativ entlasten, was aber oft auch ein Aufbrechen eingespielter Routinen bedeutet.

Der strategische Ansatz mit einem Recruiting Service Partner auch “in guten Zeiten” zusammen zu arbeiten, um nicht nur dann projektweise mal entlastet zu werden, sondern gerade einen solchen, länger dauernden und massiven Ressourcen-Engpass kompensieren zu können, hat sich für diesen Arbeitgeber und Lisa und ihr Team als goldrichtig erwiesen. Auch eine solche Strategie unterscheidet ein starkes Recruiting von einem, das weniger stark und clever aufgestellt ist und um jeden Preis alles inhouse machen möchte.4

Oder wie Lisa es sagte: Ihr seid für uns das, was die gelben Engel bei Autopannen sind. Schnelle, professionelle Hilfe, wenn es drauf ankommt.


1 Sage: HR im Wandel – Ausblick auf 2024 (Angaben von HR’ler in kleineren Unternehmen, Zahlen in Mittelstand noch etwas höher)

2 Personio: Schulterschluss von HR und Geschäftsführung: Wie Unternehmen zukunftssicher werden

3 Über die häufigsten Wechselmotive von Recruitern – wozu auch ein hoher Workload gehört – haben wir in diesem Jahr bereits einen Blogbeitrag geschrieben – hier nachzulesen.

4 Ein paar Denkanstöße zum Make or Buy im Recruiting findet ihr hier in einem anderen Blogbeitrag.

* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.

Ruth Böck
Ruth Böck
Hallo, ich bin einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als #RecruitingStarkMacher unterstützen wir Recruiter, mit einem echt starken Recruiting einen erlebbaren Unterschied zu machen. Und so mehr Rekrutierungserfolg zu erzielen. Außerdem bin ich Initiatorin und Mitmacherin dieses Fachportals Rekrutierungserfolg.de. Wenn dir meine Beiträge gefallen, dann trage dich hier gerne für unser upo Magazin mit Tipps & Hinweisen für #RecruitingStarkMacher ein.