Die PEP wird erstellt, indem zu einem bestimmten Stichtag der Personalbestand mit dem ermittelten Personalbedarf verglichen wird. Das Ziel ist die Sicherstellung der optimalen quantitativen, qualitativen, zeitlichen und räumlichen Zuordnung von Mitarbeitern und Arbeitsaufgaben. Instrumente, wie das Anforderungsprofil oder die Stellenbeschreibung, helfen dabei, die qualitative (benötigte Kenntnisse und Fähigkeiten für eine Stelle) PEP zu bestimmen.
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