Backstage | Viele Vakanzen, zu wenig Bewerber. Das geht vielen Unternehmen so, und zwar nicht nur in den immer wieder genannten Engpass-Branchen Gastro, Pflege oder IT. Es trifft auch andere Unternehmen, die mit Klischees, vermeintlich nicht so attraktiven Rahmenbedingungen oder Standorten abseits von Metropolen zu kämpfen haben. Da kommen viele auf Ideen, die mehr schaden als nutzen. Hier ist ein Recruiting Business Partner gefragt, der wie in dem hier beschriebenen Praxisbeispiel einen ganzheitlichen Blick hat und Geschäftsführung und Führungskräften im Recruiting zur Seite steht.
Die Ausgangssituation
Stellen Sie sich ein Konzernunternehmen vor, das mehrere Tochtergesellschaften hat und unter anderem ein Kunden-Center betreibt. Die Personalbetreuung und das Recruiting erfolgen von der Zentrale aus. Der zuständige HR-Berater pendelt zwischen den Standorten. Unter anderem durch den Ausbau der Geschäftstätigkeit wächst die Zahl der offenen Stellen im Kunden-Center schneller als sie nachbesetzt werden können. Wirkungsvolle Maßnahmen sind gefragt.
Erstmaßnahmen
Zunächst erfolgen die Klassiker. Man schreibt Stellen wie gewohnt immer wieder mit den immer gleichen Anzeigen aus, greift auf Angebote von Arbeitsvermittlern zurück, spricht die Agentur für Arbeit an. Trotzdem: Zu wenig Potenzial kommt rein. Die Vermutung: es liegt an den von potenziellen Bewerbern mit der Branche assoziierten Rahmenbedingungen (Arbeitszeit, Vergütung, Anspruch der Aufgaben).
Die Folgen
- Die Anforderungen an Bewerber sinken. Statt einschlägiger Berufsqualifikation und Berufserfahrung sind auch fachfremde Quereinsteiger willkommen. Die Bewertung eingehender Bewerbungen wird entsprechend großzügiger gehandhabt.
- Die Stellenanzeige wird in Bezug auf Aufgaben und Anforderungen allgemeiner formuliert, in der Hoffnung, das sich mehr Kandidaten bewerben.
- Bewerbungen von Zeitarbeitskräften, die auch nur kurz im Unternehmen sind und sich auf eine Festanstellung bewerben, werden abweichend vom üblichen Auswahlprozess sofort zum Auswahlverfahren eingeladen. Gleiches gilt für Mitarbeiter-Empfehlungen.
- Die Interviewfragen werden “abgeschwächt”, statt authentischen Insights in den Job und die Arbeitswelt werden Arbeitgeber-Leistungen wie Einarbeitung, Jobticket, Kantine und Homeoffice stärker als bisher angepriesen.
Die Wirkung: Die Zahl der Bewerbungen steigt, wenn auch nicht so deutlich wie erhofft. Die Zahl der Einstellungen nimmt hingegen nicht deutlich zu. Nach Analyse der Situation fehlten teilweise zeitnahe Termine für Telefoninterviews oder Auswahlverfahren, teilweise kamen Bewerber erst gar nicht oder zogen andere Angebote nicht selten mit dem Hinweis, dass sie sich in dem anderen Job eher wiederfinden, vor. Teilweise passen Kandidaten selbst bei großzügiger Bewertung einfach nicht.
Zweitmaßnahmen
Das Unternehmen entschied sich, den HR-Berater der Unternehmenszentrale für eine begrenzte Zeit mit einem externen Recruiting Service Partner zu verstärken. Dieser sollte auf der einen Seite für eine zügige und qualitativ gute Durchführung der Auswahlprozesse sorgen und den Hiring Managern als Sparrings- und Recruiting Business Partner zur Seite stehen. Und schließlich sollte er auf mögliche Schwachstellen im gesamten Recruitingprozess hinweisen und Empfehlungen geben, wie man eine größere Zahl qualifizierter Kandidaten gewinnen und für den Job begeistern kann. In der Folge änderte die Zusammenarbeit mit dem externen Recruiting Service Partner einiges:
Kandidatenansprache und Recruiting-Organisation
- Es gibt textliche Anpassungen an Stellenanzeigen – hinsichtlich Stellentitel, Konkretisierung von Anforderungen und Aufgaben sowie Formulierung von Arbeitgeberleistungen. Das Ziel: Kandidaten erhalten ein besseres Bild von ihrem künftigen Job und den Rahmenbedingungen.
- Bei der telefonischen Einladung zum Auswahlverfahren erhalten die Kandidaten mehr Informationen über Verlauf und Dauer des Verfahrens. Das “Ghosting” wird seltener.
- Es gibt eine zeitliche Vorplanung von Terminen für Auswahlverfahren an festgelegten Tagen und Uhrzeiten; die dazu notwendigen internen Teilnehmer sind informiert, Räume reserviert. So können Kandidaten ohne zeitaufwändige Abstimmrunden sofort zu den nächsten freien Terminen eingeladen werden.
- Im Fall einer weiter in der Zukunft liegenden Terminierung (z.B. aufgrund von Feiertagen) erfolgt ein paar Tage vor dem Termin ein kurzer Anruf mit dem Hinweis auf den Termin und die Vorfreude auf das Kennenlernen.
Durchführung von Auswahlverfahren
- Neben dem vorher schon bewährten Mini-ACs setzt er einen kompetenzbasierten Interviewleitfaden sowie ein entsprechendes Bewertungsraster ein. Dadurch stellt er eine hohe Vergleichbarkeit zwischen Kandidaten sicher und signalisiert den Kandidaten die Bedeutung solider Personalauswahl.
- Die Kandidaten erhalten möglichst viele Insights. Der Recruiting Business Partner geht gleich zu Beginn mit den Kandidaten kurz auf die Fläche und lässt sie Einblick in die Arbeitswelt und den Arbeitsplatz bekommen. Er pflegt mit den teilnehmenden Führungskräften einen kulturkonformen, lockeren und dialogorientierten Umgang. Er stellt den Kandidaten Fragen, die erkennbar Bezug auf ihre Bewerbung und die ggf. geführten Telefoninterview nehmen und spricht bevorzugt Arbeitgeber-Leistungen, die angesichts des Kandidatenbackgrounds oder seiner Aussagen im Gespräch besonders wichtig erscheinen. Und last but not least gibt er ein wertschätzendes, differenziertes Feedback.
- Er unterstützt die Entscheidungsfindung der Führungskräfte durch gemeinsame Bewertung der erkundeten Kompetenzen und geht auch mal in die Rolle des Advocatus Diaboli.
Und im Nachgang
- Nach dem Auswahlverfahren sorgt er für einen schnellen Informationsfluss hin zum Personalbereich. Dabei geht es nicht nur um das Ergebnis des Auswahlverfahrens, sondern bei Bedarf auch um ggf. notwendige Hinweise zur Optimierung der Vorauswahl. Das trägt zu einer besseren Steuerung des Bewerber- und Vertragsmanagements bei.
- Außerdem steht er den Führungskräften als Sparringspartner in ihrer Hiring Manager-Rolle zur Verfügung. Er macht Führungskräfte, die neu in der Rolle sind oder schon länger nicht mehr rekrutiert haben, mit dem Verfahren vertraut, gibt konstruktives Feedback, Tipps zum Interviewen, etc.
Das Ergebnis
Der Change ist erfolgt – das Backlog an Stellen konnte abgebaut werden. Nach 5 Monaten und 35 Auswahlverfahren sind knapp 20 Stellen besetzt worden. Der externe Recruiting Business Partner ist als “Team-“Mitglied” akzeptiert. Die Führungskräfte sowie Trainer/Coaches zeigen eine hohe Zufriedenheit mit dem quantitativen und qualitativem Ergebnis. So ist durch den Einsatz eines erfahrenen, über den Tellerrand schauenden Recruiting Service Partners aus einer Extremsituation wieder eine Normalsituation geworden. In Kürze übernimmt der HR-Berater wieder.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
