Der Begriff Personalcontrolling gewinnt in Zeiten des Fachkräftemangels und mit zunehmendem Alter der Menschen auf dem Arbeitsmarkt an Bedeutung. Die strategische Planung und Kontrolle der Arbeitskosten fällt in diesen Bereich, der zuweilen in das Unternehmenscontrolling eingebunden ist. Doch zum Personalcontrolling gehört noch mehr.
Was ist Personalcontrolling?
Stets genügend Mitarbeitende mit entsprechender Qualifikation zu beschäftigen, ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Aufgabe des Personalcontrollings ist es, die Gesamtheit der personalwirtschaftlichen Unternehmensaktivitäten zu analysieren und zu lenken. In den Controlling-Bereich von Human Resources fällt unter anderem die Planung des Personalbedarfs, die Steuerung der Personalbeschaffung sowie das Zusammentragen relevanter Kennzahlen, die das Management für Entscheidungsprozesse heranziehen kann.
Konkrete Fragen sind beispielsweise: Wie viele Angestellte hat das Unternehmen? Wie steht es um die Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden? Wie hoch sind die laufenden Lohnkosten und wie viel Geld wird in das Recruiting gesteckt? Damit hat HR neben den eigentlichen Arbeitskosten auch alle weiteren personalbezogenen Faktoren im Blick.
Die 4 Bereiche des Personalcontrollings
Quantitatives Personalcontrolling
Grundlage für das Unternehmenscontrolling sind messbare Daten und Zahlen. Im quantitativen Personalcontrolling werden solchen Informationen erfasst, aufbereitet und ausgewertet, um monatlich oder quartalsweise Reports zu liefern. Häufig kommen dafür moderne Software-Lösungen zum Einsatz, sodass sowohl HR als auch das Management jederzeit in Echtzeit Zugriff auf die Datensammlung haben.
Operatives Personalcontrolling
Die kurz- und mittelfristige Planung ist Gegenstand des operativen Personalcontrollings. Die in diesem Bereich tätigen Personaler stehen in engem Austausch mit dem operativen Management. Ziel ist es, die mittelfristigen Unternehmensziele gemeinsam zu realisieren. Die wiederkehrende Analyse berücksichtigt neben der aktuellen Auftragslage auch typische Kennzahlen wie die Krankenquote, Mitarbeiterproduktivität und Überstundenquote, um Soll-Ist-Vergleiche bereitzustellen und daraus gezielte Maßnahmen abzuleiten.
Strategisches Personalcontrolling
Die langfristige Ausrichtung des Personalmanagements fällt in den Bereich des strategischen Personalcontrollings und steht in engem Kontakt zur strategischen Gesamtplanung des Unternehmens. Es geht um Prozesse und Strukturen. Kennzahlen wie die Weiterbildungszeit, Fragen zur Qualifikation der Beschäftigten sowie die Wahl der passenden Recruiting-Partner (auch im Bereich der Zeitarbeit) bestimmen dieses Feld.
Qualitatives Personalcontrolling
Die sogenannten “weichen” Faktoren spielen im Umgang mit Mitarbeitenden eine große Rolle. Die Wichtigkeit zeigt sich beispielsweise am wachsenden Stellenwert, der dem Employer Branding zukommt, um erfahrene und motivierte Mitarbeitende an das Unternehmen zu binden und neue qualifizierte Kandidat*innen für sich zu gewinnen.
Demnach stehen das Unternehmensimage, der Führungsstil sowie die Identifikation mit dem Arbeitgeber im Mittelpunkt des qualitativen Personalcontrollings. Um messbare Daten zu Motivation und Zufriedenheit zu erlangen, führt die Personalabteilung regelmäßig Befragungen unter den Mitarbeitenden durch und lädt zu strukturierten Mitarbeitergesprächen ein. Doch auch messbare Daten wie die Fluktuationsrate fließen in die Analyse ein.
Wichtige Instrumente
Berechnungs- und Analysemethoden aus dem Unternehmenscontrolling lassen sich in abgewandelter Form vielfach auch auf den Bereich Human Resources anwenden. So ermittelt man im Personalcontrolling unter anderem diese Kennzahlen:
- Personalbedarf
- Personalbestand
- Strukturen (Geschlecht, Alter, Beschäftigungsgruppe)
- Personalbeschaffungskosten
Personal- und Unternehmensentwicklung beobachten
Anhand der erhobenen Kennzahlen lassen sich Soll-Ist-Vergleiche sowie Vergleiche zu Vorperioden anstellen, um die Personalentwicklung sichtbar zu machen. Benchmarks erlauben unter anderem Vergleiche von Standort zu Standort.
Doch auch Zeitreihen und Prognosen lassen sich aus den Personaldaten ableiten, um Fehlentscheidungen vorzubeugen. Vor allem in schwierigen Zeiten ist eine hochwertige, umfassende Datenerhebung wichtig, um zeitnah reagieren zu können.
Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen – eine SWOT-Analyse bietet sich auch im Personalwesen an. Dabei misst man sich auch immer am Wettbewerb. Ganz ähnlich: Human Resource Due Dilligence – vor allem im Rahmen eines Merger & Acquisition Deals kommt es zu dieser Analyse, um frühzeitig Chancen und Risiken in der Unternehmenskultur und im Führungsstil zu erkennen. Im Vordergrund stehen die Fragen: Sind Schlüsselpositionen richtig besetzt? Bleibt relevantes Know-how von erfahrenen Mitarbeitenden erhalten?
Fazit
Der vielfältige Bereich des Personalcontrollings gewinnt an Bedeutung, sodass immer mehr Unternehmen dafür auf eigene Abteilungen setzen. Welche Kennzahlen tatsächlich erhoben werden, hängt stark von den jeweiligen Zielen und der Unternehmensausrichtung ab. Obwohl man mit großen Datensätzen hantiert, die auch für eine Kosten-Nutzen-Analyse im Bereich Recruiting herangezogen werden können, steht doch der Faktor Mensch im Fokus, wenn es um Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation geht.
Autor: Frank Schneider
Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Frank Schneider hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als selbständiger Betriebswirt (Unternehmensberater) tätig. Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und der Existenzgründung.
