Gretchenfrage bei Arbeitgebern: Bewerbermanagement-System – Must have oder Nice to have? Ein Sommerinterview

Sommerinterview Bewerbermanagement-Systeme - Must-have oder Nice-to-have?

Im zweiten Sommerinterview sprechen wir über Bewerbermanagement-Systeme. Schließlich steht der Herbst vor der Tür und damit die Zeit von Budgetplanungen und einiger großer HR-Messen. Daher werden viele Besucher wieder die Stände der Anbieter von Bewerbermananagement-Systemen (BMS) ansteuern. Entweder um über die erstmalige Systemeinführung nachzudenken oder um einen Systemwechsel ins Auge zu fassen, weil sie mit ihrem aktuellen System nicht mehr zufrieden sind.

In einer Welt von schnellen Veränderungen und wachsendem Wettbewerb suchen Unternehmen nach Wegen, um ihren Recruiting-Prozess effizienter und effektiver zu gestalten. Bewerbermanagement-Systeme haben sich als eine zentrale Lösung herauskristallisiert, um diesen Bedarf zu decken.

Unternehmen stehen dabei angesichts der Investition, der Vielzahl an Optionen und Bedenken zum Datenschutz, zur IT-Integration oder zur Akzeptanz bei Recruiting-Beteiligten oft vor der Frage, ob ein System auch für sie Sinn macht und wenn ja, wie sie das richtige System auswählen und nahtlos einführen. Genau hier setzen die Gespräche unserer Sommerinterviews mit Lara Jagdmann von d.vinci und Pia Tischer von coveto an.

Die beiden geben uns Einblicke, worauf Arbeitgeber bei ihrer Auswahl achten sollten, welche Vorteile BMS mitbringen und was mögliche Stolpersteine und ihre Umschiffungen bei einer Einführung sind. Und am Ende schauen wir auch noch auf das Thema generative KI und BMS. Spannende Themen – lasst uns einsteigen.

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RE Redaktion: Es gibt mehr als 160 Bewerbermanagement-Systeme am deutsch­sprachigen Markt. Worauf sollten Arbeitgeber besonders achten, um ein für sie passendes System zu finden?

Lara Jagdmann (d.vinci): Das hängt natürlich sehr stark von den Bedürfnissen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Was man aber sagen kann, dass ein Bewerbermanagement idealerweise den gesamten Bewerbungsprozess abbilden sollte: Von der Personalanforderung über das Kennenlernen bis hin zur Zu- oder Absage und zum Bewerbungspool. Personaler*innen müssen mit dem gewählten System alle Aufgaben im Überblick behalten können. Für die Bewerbenden gilt immer, dass der Prozess möglichst kurz und intuitiv funktionieren sollte.

Sommerinterview Bewerbermanagement-Systeme - wichtige Auswahlkriterien

Pia Tischer (coveto): Die Auswahl der Möglichkeiten, die ein System bietet, ist eine Seite. Wichtig ist aber auch:

  • Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit dem Anbieter?
  • Wie verläuft der Kontakt mit dem Sales Team?
  • Ist das Angebot transparent und verständlich?
  • Was passiert nach dem Kauf: Gibt es ein Onboarding und einen Support, der mich unterstützt?
  • Ist Zeit für meine Fragen?
  • Gibt es „versteckte“ Folgekosten?
  • Hat der Anbieter Expertise in meiner Unternehmensgröße und -Struktur?
  • Was sagen andere User, die die Software im Einsatz haben?
  • Gibt es unabhängige Testergebnisse oder wurde die Software ausgezeichnet?

RE Redaktion: Viele Arbeitgeber fragen sich, ob sich für sie die Investition in ein BMS lohnt. Welche Aspekte sollten Unternehmen in diesem Zusammenhang aus eurer Sicht berücksichtigen?

Pia Tischer (coveto): Es lässt sich schnell ausrechnen, welche Zeit- und damit auch Geldersparnis durch den Einsatz des passenden BMS entsteht. Viel wichtiger ist es aus meiner Sicht aber, auf die „lost opportunities“, die verlorenen Gelegenheiten zu schauen.

Was geht mir an Arbeitgeberattraktivität und Sichtbarkeit ohne BMS verloren? Bewerber erwarten, dass sie sich schnell und einfach (auch mobil) bewerben können, dass sie nicht tagelang auf Rückmeldung warten und der Arbeitgeber sich generell modern präsentiert. Das ist ohne BMS nicht abbildbar.

Lara Jagdmann (d.vinci): Ich sehe hier verschiedene Aspekte, die u.a. auch auf die gerade genannte Arbeitgeberattraktivität und Sichtbarkeit einzahlen

Ein besonders wichtiger Aspekt ist das Thema Datenschutz. Ohne ein Bewerbermanagement laufen Unternehmen Gefahr angriffsfähig für Klagen zu sein, da sensible personenbezogene Daten möglicherweise nicht DSGVO-konform verarbeitet und Löschfristen nicht eingehalten werden. Mit einem BMS werden Bewerbungen prozessgesteuert, digital verarbeitet– das stellt den sicheren Umgang mit den sensiblen Daten sicher.

Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Transparenz: Durch die Arbeit mit einem BMS werden Aufgaben seltener vergessen, weil der Überblick viel leichter fällt und an (überfällige) To-dos erinnert wird. Aufgaben können zudem schneller bearbeitet werden, was langfristig Zeit spart. Auch die Zusammenarbeit mit Kollegen aus Fachabteilungen fällt leichter, da diese digital abgeholt und eingebunden werden können.

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation wird durch ein BMS extrem erleichtert (Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, unterschiedliche Rollen und bei mehreren Personalabteilungen, wenn das Recruiting dezentral organisiert ist).

Durch die digitale Abwicklung von Bewerbungen sind Reportings möglich, die Einblick in die Prozesse geben und somit Optimierungsoptionen (z.B. Kostensenkung) aufzeigen und Entscheidungsgrundlagen bilden.

Auch SEO kann durch den Einsatz eines BMS verbessert werden: Wenn ein BMS strukturierte Daten für Google for Jobs zu Verfügung stellt und die Anzeigen darauf optimiert sind.

Es kann auch hilfreich sein, die Anzahl der Bewerbungen bzw. offenen Stellen in Betracht zu ziehen: Je höher das Bewerbungsaufkommen, desto mehr kann ein BMS entlasten.

Zuletzt darf das Employer Branding nicht vergessen werden: Durch den Einsatz eines BMS erhält das Unternehmen eine einheitliche Außenwirkung – sowohl in der internen Kommunikation als auch in der Außendarstellung auf der Karriereseite und in Stellenanzeigen (beispielsweise durch die Einbindung von Videos und Benefits). Das wiederum sorgt für eine positive Candidate Experience bei Kandidat*innen.

Sommerinterview Bewerbermanagement-Systeme - Vorteile

RE Redaktion: Argumente für den Einsatz von BMS sind ja oft Zeitersparnis und geringere Recruitingkosten. Wie kann der Einsatz eines BMS hier konkret den Zeitrahmen für die Besetzung offener Positionen verkürzen und die Kosten im Rekrutierungsprozess reduzieren?

Lara Jagdmann (d.vinci): Durch ein BMS lassen sich viele Prozesse automatisieren, beispielsweise:

  • Erfassung der Bewerbungen
  • Versenden von Bestätigungs-E-Mails
  • Nachträgliche Datenschutzabfrage bei Bewerbungen, die per Post erfasst wurden (wenn Bewerbende eine E-Mail-Adresse haben)
  • Poolanfrage
  • Bewerbungen löschen

Zudem haben Fachabteilungen eigene Rechte und können sich viele Infos selbst einholen, ohne die Personalabteilung fragen zu müssen. Auch Genehmigungsprozesse, beispielsweise für die Personalforderung, können digital abgebildet werden – wodurch der Weg zur Geschäftsführung für eine Unterschrift eingespart wird. Ausschreibungen können mit wenigen Klicks bei mehreren Jobbörsen veröffentlicht werden, ohne die Ausschreibung mehrmals anlegen zu müssen. Generell kann gerade bei der Schaltung von Anzeigen durch das d.vinci Multiposting Geld eingespart werden, durch die Schaltung zu niedrigen Preisen und die Buchung von Paketen.

Die Arbeit mit Vorlagen, z.B. für Korrespondenzen, Stellenanzeigen und Veröffentlichungen erspart Anwender*innen viel Zeit. Auch die Möglichkeit viele Daten an einer zentralen Stelle zu sammeln erspart manuellen Aufwand.

Tägliche Benachrichtigungen über offene Aufgaben und neue Bewerbungen sorgen dafür, dass Prozess-Schritte schnell erledigt werden können.

Durch automatische Reportings können Prozesszeiten analysiert und optimiert werden (beispielsweise Liegezeiten). Auch die Quellen können ausgewertet werden, wodurch Personaler*innen einsehen, welche Kanäle gut funktionieren und welche nicht. Datengetriebene Entscheidungen werden hierbei immer wichtiger.

Ein gutes BMS hilft aber nicht nur den Personaler*innen, sondern kann auch die Hürden für die Bewerbenden deutlich senken, indem sie sich schnell bewerben können: beispielsweise durch das CV-Parsing ihres Lebenslaufens oder das Hochladen aus der eigenen Dropbox, die Bewerbung via WhatsApp oder als Sprachbewerbung.

Insgesamt gibt die Candidate Journey durch ein BMS ein rundes Bild ab und die „time to hire“ kann verkürzt werden. Je schneller eine Stelle besetzt ist, desto eher steigert sich die Produktivität des Unternehmens und damit im besten Fall auch der Gewinn.

Pia Tischer (coveto): Überall wo Aufgaben und Informationen auf verschiedene Medien verteilt sind, verlieren wir Zeit und den Überblick. Das Jonglieren zwischen Outlook, Excel und Dateiablage kostet Zeit und Nerven. Und dabei ist damit noch nicht einmal das Posten der Stelle erledigt. Ich finde den Begriff „single source of truth“ sehr passend.

Im BMS sind alle Funktionen und Informationen auf einer Plattform vereint. Die gesamte Recruiting-Wertschöpfungskette von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis hin zur Einstellung, Absage oder Aufnahme in den Pool wird in einem System gemanagt und ist für alle nachvollziehbar. Viele Schnittstellen (Agentur für Arbeit, Jobbörsen), die sonst manuell bedient werden müssen, versorgt das System automatisch.

RE Redaktion: O.k., die Vorteile sind damit sehr deutlich geworden. Was sind aus eurer Erfahrung die größten Stolpersteine bei der Einführung eines BMS? Habt ihr Tipps für Personaler, wie diese am besten übersprungen werden können?

Pia Tischer (coveto): Idealerweise suchen die Menschen, die später mit der Software arbeiten werden, auch die Software aus. Ein großer Stolperstein kann sein, wenn die IT oder der Einkauf die Entscheidung ohne die Menschen trifft, die später damit arbeiten werden.

Ein Stolperstein kann auch sein, wenn die Vorstellung besteht, die bestehenden Prozesse in die Software zu pressen. Klar muss sich die Software den Abläufen im Unternehmen anpassen, aber die Digitalisierung sollte auch immer als Chance gesehen werden „alte“ Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, um sie zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Sommerinterview Bewerbermanagement-Systeme - Stolpersteine

Lara Jagdmann (d.vinci): Ja, Beteiligte und Prozesse sind in der Tat Stolpersteine. Durch die unternehmensinterne Bürokratie herrscht oft die Angst, nicht alles zu schaffen. Hinzu kommen Beteiligte, die nicht der HR-Abteilung angehören (z.B. Betriebsrat, IT oder Datenschützer), bei denen auch Fragen aufkommen. Hier hilft es, diese Parteien sehr früh abzuholen und im Prozess zu involvieren und klare Anforderungen und Ziele festzulegen. Es sollte außerdem geprüft werden, wie das neue BMS mit bestehenden Systemen zusammenarbeiten kann.

Dazu kommt, dass natürlich Zeit und Ressourcen für die Einführung eines BMS eingeplant werden müssen. Der d.vinci Einführungsworkshop dauert beispielsweise 3 Tage. Hinzu kommen die Vor- und Nachbereitung, das eigentliche Aufsetzen des Systems und das damit verbundene zur Seite schieben anderer Aufgaben. Es lohnt sich die Aufgaben und Zeiten vorher zu planen, indem klare Verantwortlichkeiten im Team verteilt werden. Wichtig ist es auch, direkt nach dem Workshop mit der Arbeit im BMS zu beginnen, damit alles Gelernte noch präsent im Kopf ist.

Personaler*innen sollten sich vor der Einführung eines BMS überlegen, wie der spätere Soll-Prozess aussieht und was sie erreichen möchten. Dafür helfen Best Practices. Auch sollten der Workflow und die genauen Rollen und Rechte vorab geklärt sein. Schwierig ist es auch, wenn im Arbeitsalltag sehr komplizierte Prozesse vorherrschen, die aufgrund ihrer Komplexität im BMS anders abgebildet werden müssen. Das Wissen für das BMS sollte dokumentiert werden, damit dieses erhalten bleibt, sollten Keyuser*innen das Unternehmen verlassen.

RE Redaktion: Lara hat gerade schon den Zeitbedarf zur Einführung eines BMS angemerkt. Arbeitgeber scheuen oft auch den Zeitaufwand für die Einführung eines BMS. Welche Erfahrungswerte hinsichtlich Prozessdauer und erforderlichen Mitarbeiterressourcen habt ihr dazu?

Lara Jagdmann (d.vinci): Die Einführung eines BMS ist natürlich mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden. Wenn das Unternehmen allerdings Klarheit über die eigenen Prozesse und Strukturen hat, kann die Einführung unseres Systems schnell durchgeführt werden. Zudem wird das d.vinci System nicht leer ausgeliefert, sondern mit Best Practices – dadurch verkürzt sich die Einführungszeit, weil häufig nur noch kleine Erweiterungen oder Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Entscheiden sich Unternehmen für ein BMS, wird dies häufig als Gelegenheit genutzt, die eigenen Prozesse noch einmal zu hinterfragen und ggfs. zu ändern – dann dauert es natürlich länger.

Aus unserer Erfahrung heraus geht eine Einführung schneller, wenn sich Unternehmen bewusst Zeit einplanen, um das System kennenzulernen und zu verstehen. Wird dies nur nebenbei gemacht, ist die Zeit bis zum Livegang deutlich länger.

Nach dem dreitägigen Workshop müssen Kunden noch Benutzer*innen und Ausschreibungen anlegen und Daten aus dem alten System importieren. Es hängt natürlich auch von der Unternehmensgröße ab, wie umfangreich diese Aufgaben sind.

Pia Tischer (coveto): Aus unserer Erfahrung kann die Implementierung in kurzer Zeit parallel zum Tagesgeschäft erfolgen. Unsere Onboarding Coaches übernehmen den Großteil der Einrichtung und begleiten die Kunden intensiv. Nicht selten setzen wir das komplette BMS an einem Tag auf.

Sommerinterview Bewerbermanagement-Systeme - Generative KI

RE Redaktion: Kommen wir zum Schluss noch zu einem spannenden Thema, das auch vor BMS nicht Halt macht. Künstliche Intelligenz. Welche Rolle spielt generative KI bereits jetzt in BMS und welche Potenziale seht ihr in der Integration von KI-Technologien in BMS?

Pia Tischer (coveto): Wo früher Marketing, Webdesigner, Texter und Recruiter viel Zeit investieren mussten, um eine ansprechende Stellenanzeige zu erstellen, nutzt coveto die künstliche Intelligenz von Machine Learning Algorithmen, um individuelle Stellenangebote auf Knopfdruck zu erstellen.

Die Texte werden entsprechend Bewerberzielgruppe, Branche und Unternehmen individuell erstellt. Einfach, leicht und mühelos. Und natürlich können die Ergebnis jederzeit von Menschen angepasst und optimiert werden.

Lara Jagdmann (d.vinci): Ja, vor allem Stellenanzeigen können einfacher erstellt werden – hierbei hilft KI beispielsweise durch Formulierungen und Textvorschläge oder auch bei der Auswahl der passenden Jobbörse oder der Generierung von Keywords.

Auch bei der Auswahl von passenden Kandidaten und Kandidatinnen kann KI durch Bewertungen und gelernte Kriterien unterstützen bzw. unpassende Bewerbungen herausfiltern. Bewerbungen könnten den passenden Stellenanzeigen zugewiesen werden. KI könnte außerdem durch CV-Parsing verschiedene Talentpools aufbauen.

Allerdings kann KI nicht bedenkenlos überall zum Einsatz kommen, da dies noch eine rechtliche Grauzone darstellt.

RE Redaktion: Ganz herzlichen Dank an euch beide für eure Inputs zu Sinnhaftigkeit und Einführung von Bewerbermanagement-Systemen. Fassen wir nochmals zusammen:

  • Der Einsatz eines BMS hat erhebliche Vorteile sowohl mit Blick auf die Arbeitgeberattraktivität und die Candidate Experience als auch intern mit Blick auf die Effizienz und Effektivität des Recruitings.
  • Wer diese Vorteile nutzen möchte, sollte bei der Suche und Auswahl eines passenden Systems neben den Möglichkeiten, die das System selbst bietet, auch weitere Aspekte im Auge haben. Zum Beispiel das erlebte Zusammenspiel mit dem Anbieter in der Auswahl-/ Angebotsphase, sein Unterstützungsangebot im Onboarding-Prozess oder auch die nachweisliche Expertise des Anbieters.
  • Mögliche Herausforderungen und Stolpersteine haben häufig mit den Beteiligten im Auswahl- und Implementierungsprozess sowie den vorhandenen Recruiting-Prozessen zu tun.
  • Und KI lässt auch im Bereich BMS grüßen, z.B. als Hilfestellung bei der Erstellung zielgruppen- und bewerberorientierter Stellenausschreibungen.

Das waren wertvolle Gedankenanstöße von euch für alle Arbeitgeber, die über Beschaffung oder Austausch eines BMS nachdenken. Und wer weiß, vielleicht kommt der oder die Projektverantwortliche genau deshalb auch an euren Messestand auf der ZPE2023. Für die heiße Herbst-Saison viel Erfolg für d.vinci und coveto. Wir von Rekrutierungserfolg.de werden auf jeden Fall weiter verfolgen, wie BMS sich entwickeln werden. Und vielleicht kommen wir dazu dann später mal wieder ins Gespräch!

Unsere Gesprächspartner

Lara Jagdmann arbeitet seit Ende 2018 bei d.vinci und ist verantwortlich fürs Content-Marketing. Sie geht HR-Trends auf die Spur und bereitet komplexe Recruiting-Themen einfach und serviceorientiert für die d.vinci Kunden auf. Das Thema Nachhaltigkeit liegt ihr besonders am Herzen.

Pia Tischer gründete 2020 coveto und ist als geschäftsführende Gesellschafterin das Gesicht der Bewerbermanagement-Lösung. Sie engagiert sich in Sachen Recruiting sehr aktiv in Social Media und nicht nur dort.

RE Redaktion