2023 war für uns upo’s ein intensives Praxis-Jahr. Wir haben viele, sehr unterschiedliche Recruiting-Service-Projekte als externe Inhouse-Recruiter begleitet und einige Recruiting Trainings und Workshops für Hiring Manager und Recruiter durchgeführt. Welch herrlicher Fundus für Einblicke in Real-Recruiting-Life!
Im Jahresrückblick darauf können wir diese Beobachtungen festhalten, die einem erfolgreichen Recruiting oft noch im Wege stehen.
Beobachtungen zum Recruiting
Fehlende Kommunikation
Ja, der Workload und der Termindruck sowohl im HR-Bereich (Stichwort: “HR-Burnout”) als auch in den Fachbereichen ist vielerorts verdammt hoch. Und genau das führt sehr häufig dazu, dass Kommunikation als zu zeitaufwändig nach hinten priorisiert wird. Und so beobachtet man folgendes:
Die Angabe von Kontaktpersonen, das Angebot einer Bewerberhotline – lieber nicht. Termine mit Bewerbenden werden mehr nach Lücke im Terminkalender oft nicht zeitnah gemacht – und nicht selten dann auch nochmals verschoben. Feedbacks an Bewerbende werden eher spät gegeben und wenn, dann gerne mit einem Standardschreiben schriftlich statt persönlich. Kein positives Signaling für Bewerbende, die sich ihre Arbeitgeber aussuchen können.
Und auch intern erlebt man dann eher dies: Zeit für ein ausführliches Briefing – Fehlanzeige. Feedbacks zu Bewerbungsvorschlägen, Terminwünschen etc. – mit Zeitverzögerung, wenn überhaupt. Transparente Information durch kurze Dokumentation von Entscheidungen (und Gründen) – von wegen. Das spart vordergründig Zeit, frisst aber in der Gesamtbetrachtung unnötig Ressourcen.
Recruiter oft in Rolle der dienstleistenden Assistenz statt im Lead
Die Rollenverteilung zwischen Recruiting und Fachbereichen ist häufig schief und nicht so wie es für ein Recruiting-Team auf Augenhöhe sein sollte. Die Fachbereiche sagen an und die Recruiter folgen und stellen wenig infrage. Sie sind oft in der Rolle von administrativen Assistenzen zuständig für das Bewerbungs- und Terminmanagement verfangen. Obwohl es meist gut qualifizierte, teilweise auch sehr erfahrene Leute sind, die durchaus etwas von Eignungsdiagnostik, Bewerbererwartungen etc. kennen. Hier wird relevantes Know-how verschwendet mit Folgen für die Qualität der Einstellungsentscheidung.
Recruiting Know-how hat man einfach
Es gibt oft das Selbstverständnis, dass man Recruiting einfach kann. Natürlich kann jeder irgendwie Bewerbungen sichten und in “gefällt/gefällt nicht” einteilen. Auch kann jeder irgendwie mit Bewerbenden sprechen, Standardfragen abarbeiten und eine Bauchentscheidung fällen. Oder das Bewerbermanagement-System bedienen. Aber professionell, anforderungsbezogen und bewerberzentriert und v.a. von nachhaltigem Erfolg gekrönt geht eben anders. In Bezug auf Führungskräfte ist besonders interessant, dass in die Ausbildung von Führungsnachwuchs oft einiges investiert wird, dabei Recruiting aber erstaunlich selten ein Thema ist.
Recruiting darf nur wenig Geld kosten
Recruiting Budgets sind oft knapp bemessen, weshalb dann auch nach möglichst günstigen Wegen des Personalmarketings und Employer Brandings geschaut wird. Kostenfreie Stellenbörsen, Social Media durch Praktikanten, Bewerbungsmanagement und Telefoninterviews durch Sekretariate – günstig, aber auch effektiv? Das gleiche gilt für die Auswahl digitaler Tools oder den Erwerb neuer Kenntnisse. Selbstmachen, sich Durchwurschteln statt externe Hilfe einkaufen, ist dann das Credo. Teure Fehlgriffe und Umsetzungsprobleme sind auf diese Weise vorprogrammiert.
Umgang mit Unsicherheit als besondere Herausforderung
Die multiplen Krisen, die wir alle erleben, führen zu massiven Unsicherheiten. Bei Bewerbenden, ob und für welchen Arbeitgeber sie sich am besten entscheiden (Stichwort: “FOMO”). Für Hiring Manager, ob Vakanzen genehmigt und adäquat besetzt werden können und wie die verbleibenden Mitarbeiter reagieren, wenn nicht. Für die Recruiter, die diese Unsicherheiten jonglieren müssen und selbst gefordert sind, z.B. mit Verunsicherungen durch den Einsatz von KI und Digitalisierung umzugehen. Die beobachtbare Folge der Unsicherheiten: Recruiting verliert an Struktur, die Räder greifen nicht mehr ineinander, Personen verselbständigen sich, Entscheidungen werden verzögert.
#Transformation – wichtigster Hashtag für das Recruiting 2024
Angesichts dieser Beobachtungen ist für uns die Recruiting #Transformation der wichtigste Hashtag für 2024.
Erkennst du dich oder euer Recruiting wieder? Und gehört ihr zu denjenigen, die nicht nur über Fachkräftemangel jammern und auf die Rückkehr der guten alten Zeiten mit hohem Bewerbungseingang zur Auswahl warten wollen, sondern ein wirkungsvolles Recruiting machen möchten, um ihre Stellen gut zu besetzen? Dann solltet ihr spätestens jetzt aktiv werden und euer Recruiting verändern. Auch wenn es erst einmal zusätzliche Ressourcen und eben auch Geld kostet.
Wichtige Ansatzpunkte für #Transformation sind angesichts der oben geschilderten Beobachtungen:
Optimieren der Recruiting-Organisation
Gerade wenn Workload und Termindruck hoch sind, sind ordnende Strukturen sowie die Suche nach zeitlichen Einsparungspotenzialen, Vereinfachungen und Automatisierungen hilfreich. Insofern sind Prozess-Optimierungen, Rollen im Recruiting, Service Level Agreements (SLA), der Einsatz von Standards und (digitalen) Tools die Themen, die es jetzt aufzugreifen gilt.
Ausbau des Recruiting Know-hows
In Zeiten fehlender Kandidaten ist es mehr als wichtig, die Kenntnisse rund um Bewerbende und Bewerberzielgruppen auszubauen, sich mit Themen wie Bewerberkommunikation und Sellcruiting zu beschäftigen und die Eignungsdiagnostik zu verfeinern, um passende Kandidaten zu gewinnen, die auch wirklich und nachhaltig helfen, die Lücken zu schließen.
Neben Fachwissen zu Recruitingmethoden und der Entwicklung spezifischer Kommunikationsfähigkeiten ist auch das technische Know-how ein Thema. Wenn z.B. Bewerbermanagement-Systeme nicht richtig bedienen werden, kostet das nicht nur Nerven und Zeit in der internen Kommunikation; es torpediert auch eine Datengrundlage für das immer zwingender werdende Recruiting Controlling. Und der Einsatz ChatGPT & Co. bringt z.B. auch nur dann etwas, wenn man weiß, wie man die richtigen Prompts schreibt.
Öffnen für professionelles Co-Working
Bei fehlenden personellen Ressourcen, hohem Workload, Termindruck und einer sich immer schneller drehenden Recruiting-Welt, ist es fatal alles selbst machen zu wollen. Es gibt inzwischen vielfältige Möglichkeiten mit externen Recruiting-Experten projektweise zusammenzuarbeiten, operativ wie strategisch. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Professionalität, schnellere Umsetzung, Lernen von Experten – und Wettbewerbsvorteile gegenüber anderen Arbeitgebern. Dies alles überwiegt die Kosten bei weitem.
Umpositionierung der Recruiter / der Recuiting-Bereiche
Und aus unserer Sicht sind die genannten Transformationen auch ein guter Ansatzpunkt für Recruiter und Recruiting-Bereiche sich anders zu positionieren: nämlich als proaktive und auch strategisch starke Gestalter und Manager des Recruitings. Dazu gehören dann nicht nur das Initiieren, Konzipieren und Umsetzen der genannten Maßnahmen, sondern auch die stärkere Auseinandersetzung mit dem quantitativen und qualitativem Controlling zu Wirkung und Kosten von Maßnahmen. Als Basis für ein immer stärker werdendes und gezielt optimiertes Recruiting.
By the way wertet das auch das eigene Recruiting auf. So wird das Recruiting in manchem Unternehmen auch ein “Place to be” statt nur eine Durchlaufstation zu vermeintlich höherwertigen Aufgaben.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
