Guideline für Einkauf und Implementierung von Online-Tests zur Kandidatenauswahl

erstellt am: 01.10.2020 | von:

Guideline Einkauf und Implementierung Online-TestsOnline-Recruiting-Tools haben in Zeiten von Kontaktbeschränkungen und Homeoffice einen starken Aufwind erhalten. Und im ein oder anderen Unternehmen kann man beobachten, dass man die immer hinausgezögerte Digitalisierung nun schnell aufholen möchte. Gerade mal schnell ein Tool einkaufen ist angesichts der aktuell hohen Marktpräsenz vieler Anbieter leicht möglich. Aber Achtung: ’schnell mal eben‘ geht oft eben nach hinten los. Besser ist es, systematisch vorzugehen und dann im Ergebnis ein zu den Anforderungen und zum Budget passendes Ergebnis zu erzielen.

Am Beispiel von Online-Tests haben wir aus der Praxis für die Praxis deshalb eine Guideline mit 10 Steps erstellt. So klappt die Einführung eines Online-Tests z. B. für die Azubi-Auswahl zeitnah und auch professionell. Natürlich passen die Hinweise nicht nur zu Online-Azubitests, sondern ebenso gut auf Testverfahren für andere Bewerbergruppen wie Absolventen oder Fachkräfte.

1 | Eruieren und Festlegen der zu testenden Kompetenzen

Mit am wichtigsten  – und deshalb steht dieser Punkt ganz oben – ist zu wissen, was man eigentlich testen möchte. D.h. die erste Aufgabe bei Einkauf eines Online-(Azubi)-Tests ist es, zu überlegen, was für den Ausbildungs-/Berufserfolg wichtige (Basis-)Kenntnisse und Erfahrungen sind (z.B. Mathe, Deutsch, Physik …, oder Rechtswissen, buchhalterische Kenntnisse, diagnostisches Know-how etc.).

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upo Azubi-Einstellungstest

Diese zu testen gibt wichtige und vergleichbare Informationen jenseits von Noten und Selbstauskünften von Bewerbern. Wer darüber hinaus auch noch die Testung wesentlicher persönlicher Fähigkeiten ins Auge fasst, der sucht oft einen Test zur Messung von „Sozialkompetenz“. Die Facetten von Sozialkompetenz sind sehr vielfältig und oft wenig trennscharf. Fragt man z.B. mehrere Personen, was sie unter Teamfähigkeit verstehen, wird man garantiert sehr unterschiedliche Antworten erhalten. Wer also solche „weichen“ Anforderungen erkunden möchte, muss sie operationalisieren, d.h. umschreiben, was damit gemeint ist. Sonst wird es schwierig abzuwägen, ob entsprechende Testbausteine von Anbietern auch relevante Anforderungen messen. Und last but not least gilt es, bei Angebot unterschiedlicher Ausbildungsberufe auch zu überlegen, ob man einen einheitlichen Standardtest nutzen möchte oder unterschiedliche Tests für einzelne Berufsbilder oder Gruppen ggf. auch mit unterschiedlichen Anforderungen und Schwierigkeitsgraden.

2 | Definition der gewünschten Dauer des Online-Tests

Viele Unternehmen möchten einen kurzen Test. Zum Teil, weil sie fürchten, dass Bewerber sonst abspringen oder keine ausreichende Aufmerksamkeitsspanne haben. Oder weil sie den Test in ein Auswahlverfahren integrieren und dafür nicht überproportional viel Zeit investieren wollen. Aber gleichzeitig wünschen sie sich die Überprüfung einer langen Liste an Kenntnissen und Fähigkeiten. Das geht nicht übereinander. Wenn man solide testen möchte, muss man einzelne Kompetenzen mehrfach überprüfen. Um es deutlich zu machen: mit einer mathematischen Aufgabe, kann ich keinen soliden Rückschluss auf die mathematischen Kenntnisse einer Person ziehen. Das gleiche gilt mit einer Frage zur Teamfähigkeit etc.

Je mehr Kompetenzen man also mit einem Test überprüfen möchte, umso länger muss der Test zwangsläufig werden, damit er aussagekräftig bleibt. Wenn man also eine kurze Testdauer wünscht, muss man bei den zu überprüfenden Kompetenzen abspecken oder Teiltests auf verschiedene Auswahlschritte verteilen. Unserer Erfahrung nach sind Testdauern im Rahmen typischer Dauern von Klassen- und Kursarbeiten durchaus für Testteilnehmer machbar. Umso mehr, wenn die Testinhalte interessant und die Testgestaltung hinsichtlich Aufgaben- und Antwortkonzept abwechslungsreich gestaltet sind.

3 | Überlegungen und Entscheidung zur Testorganisation

Auch zu diesem Punkt machen sich Ausbildungsbetriebe oft im Vorfeld zu wenige Gedanken. Wie sollen Tests durchführt werden (von zu Hause aus, zu einem gesonderten Inhouse-Testtermin oder im Rahmen von Gruppen- oder Einzelauswahlverfahren)? Wie soll die Einladung zum Test organisiert werden (per E-Mail, aus einem Bewerbermanagementsystem, aus dem Testsystem)? Gibt es ein Bewerbermanagementsystem und soll der Test eine Schnittstelle dorthin bekommen? Welche Informationen sollen dann aus dem Testsystem wo ins Bewerbermanagementsystem einfließen und umgekehrt? Soll die Testorganisation zentral stattfinden oder an verschiedenen Standorten dezentral? Wer soll wann Zugriff auf welche Ergebnisse haben? Und welche Ergebnisse sollen in welchem Detailierungsgrad ausgewiesen werden? Das sind nur einige Beispielfragen, die sich im Hinblick auf die betriebliche Testorganisation ergeben. Auch hier muss man sich im Klaren sein, dass je individueller die Vorstellungen sind und je mehr technische Integration gewünscht wird, desto (zeit- und kosten-) aufwändiger gestaltet sich i.d.R. die Testeinführung.

4 | Klarheit über die Notwendigkeit und den Aufwand der Berücksichtigung von Datenschutz- und Mitbestimmungsregeln

Dieses Thema wird von den meisten Ausbildungsbetrieben deutlich unterschätzt. Klar weiß man, dass Datenschutz wichtig ist und es eine DSGVO gibt. Aber was dies in der Konsequenz für die Einführung und Nutzung eines Online-Tests für Bewerber heißt, ist den wenigsten klar. Denn Testergebnisse – insbesondere mit Bezug auf personenbezogene Merkmale, wie es der Name – sind besonders schutzwürdig. Wenn man einen Test nutzt, der auf einem fremden System läuft, was häufig der FAll ist, hat man es mit einer Auftragsverarbeitung zu tun. Diese erfordert wiederum eine spezielle und leider auch recht bürokratisch anmutende Vereinbarung zwischen Ausbildungsbetrieb und Anbieter. Dort, wo es einen Datenschutzbeauftragten gibt, sollte man diesen möglichst frühzeitig einschalten, um die datenschutzrechtlichen Fragen aufzuwerfen und bei der Auswahl eines Anbieters zu beachten. Alternativ sollte man überlegen, ob nicht eine pseudonymisierte Datenspeicherung ein guter Weg ist. Dies erfordert allerdings dann einen Mehraufwand bei der unter Punkt 3 genannten Testorganisation.

Wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat und eine Jugendvertretung gibt, empfiehlt sich auch hier eine frühzeitige Information und Integration in den Auswahlprozess. Denn die Einführung eines Testsystems ist mitbestimmungspflichtig. Mögliche Berührungsängste oder Fragen lassen sich dann schon in einem frühen Stadium aufgreifen, klären oder in die Auswahl einbeziehen, was die Bereitschaft zur Zustimmung fördert.

5 | Entscheidung über Budget und Einführungstermin

Die Frage nach dem Preis wird häufig mit als erstes gestellt. Interessanter Weise noch bevor man sich über Testinhalte, getestete Kompetenzen, Testorganisation etc. ausgetauscht hat. Oft wird auch nur nach dem Testpreis gefragt und alle möglichen Zusatzkosten gar nicht hinterfragt, was später im Gesamtpaket so mache Überraschung in sich birgt. So nimmt der eine Anbieter z.B. Anpassungen an das Corporate Design all inklusive vor; andere Anbieter berechnen für Details wie Logoeinbindung oder Farbanpassungen Zusatzkosten. Wer seine Wünsche kennt, sollte diese auch abfragen, um preislich nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen und ggf. zu früh eine (falsche) Auswahlentscheidung zu treffen.

Auch die Frage des Einführungstermins ist oft wenig bedacht. Wenn ein Ausbildungsbetrieb gerne individuelle inhaltliche Anpassungen hat oder eine komplexe technische Integration wünscht, braucht dies mehr Zeit als man das klassischer Weise bei Bestellung eines Standard-Konsumproduktes gewohnt ist. Daher sollte man etwas zeitlichen Vorlauf bei den Planungen berücksichtigen. Wer schnell innerhalb von ein paar Tagen eine Lösung benötigt, muss i.d.R. Abstriche bei inhaltlichen oder technischen Anpassungswünschen machen.

6 | Gewinnen einer Marktübersicht über Anbieter von Online-Tests

Der Markt für  Online-(Azubi) Tests ist zwar überschaubar, dennoch gibt es einige Anbieter. Ihr Angebot ist heterogen und daher macht es Sinn, sich zunächst einen ersten Marktüberblick zu verschaffen und die Punkte 1 bis 5 dieser Guideline abzuklopfen und gegenüberzustellen. Informationen dazu liefern eine genauere Betrachtung der Internetseite des Anbieters an, eine Anfrage mit konkreten Fragen sowie ein Einblick in das Testangebot, idealerweise mit der Möglichkeit, Fragen dazu gleich klären zu können (z.B. in einem Webinar). Neben den Hard-facts sind natürlich auch der erlebte Umgang mit und Service gegenüber Ausbildungsbetrieben nicht zu unterschätzende Entscheidungshilfen (eigene Erfahrung und ggf. Kundenstimmen).

7 | Entscheidungsfindung und Vertragsschluss

Mit den vorausgewählten Anbietern lohnt es sich dann ins Detail zu gehen und die oben definierten Vorstellungen und Machbarkeiten zu konkretisieren. Auf der Basis kann dann ein verbindliches Angebot erstellt werden, das in der Umsetzung auch überraschungsfrei sein sollte. Holt man ein Angebot in der frühen Phase ein, ohne die Anforderungen und Machbarkeiten bereits miteinander geklärt zu haben, muss man damit rechnen, dass Zusatzkosten entstehen, wenn die Anforderungen sich konkretisieren. Neben dem Test-Preis sollte die letztliche Entscheidung auch vor dem Hintergrund der weiteren Vertragsparameter getroffen werden. Dazu gehören z.B. Punkte wie einmalige Sonderkosten für Einrichtung oder Maßkonfektion sowie laufende Kosten durch Lizenzgebühren, Vertragsbindung, Datenschutz und Datensicherheit (s.o.), Servicelevels und Erreichbarkeit des Anbieters etc.

8 | Aufsetzen eines Umsetzungsfahrplans und Projektmanagement

Vertrag geschlossen, zurücklehnen, den Anbieter machen lassen und lostesten. Meist keine realistische Vorstellung. Ob kleinere oder größere inhaltliche oder technische Anpassungen, das Einrichten von Berechtigungen oder Kommunikationsvorlagen oder die interne Kommunikation über veränderte Prozesse – auch im Unternehmen gibt es einiges zu tun. DAbei hilft  eine To-do-Liste mit Angaben, wer wann einbezogen werden muss und welche Deadlines intern gesetzt werden müssen, damit der Einführungsprozess im Zusammenspiel mit dem Anbieter möglichst reibungslos und termingerecht erfolgen kann. Ein interner Projektmanager, der das alles nachhält und sich mit dem Ansprechpartner beim Anbieter abstimmt, ist empfehlenswert.

9 | Testing, Qualitätssicherung, Freigabe des Online-Tests

Bevor der Test offiziell online geht und zum Einsatz mit Bewerbern kommt, ist eine möglichst realitätsnahe Testung sinnvoll. D.h. der gesamte Prozess von Einladung über Durchführung, Auswertung und ggf. Feedback an Teilnehmer sollte durchgespielt werden. Es gilt dabei, noch mögliche Stolpersteine zu ermitteln und intern oder in Kooperation mit dem Anbieter zu beheben. Ziel sollte es sein, ein positives Testerlebnis sowohl für Teilnehmer als auch für die intern Beteiligten zu realisieren. Das fördert die Akzeptanz auf allen Seiten.

10 | Loslegen und kommunizieren

Die Online-Tests können nun eingesetzt werden. Vergessen Sie nicht auch im Sinne eines internen und externen Arbeitgebermarketings darüber zu berichten. Die Nutzung eines Online-Tests ist ein Pluspunkt im Azubi-/Personal-Marketing und signalisiert, dass das Unternehmen modern und digital fortschrittlich aufgestellt ist. Und auch intern markiert die Einführung einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung der HR-Arbeit und der Optimierung von Prozessen in der Azubi-/Personal-Auswahl. Ach ja: und auch die Anbieter freuen sich immer über ein offenes Feedback.

 

Zusätzliche Tipps und Hinweise finden Sie übrigens in unserem Blogreader Testverfahren Azubi-Auswahl. Einfach kostenfrei downloaden und mal darin schmökern!

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Ruth Böck
... ist einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als "Recruiting-Qualitäterin" unterstützt sie Arbeitgeber in der Professionalisierung ihres Recruitings durch Recruiting Checks und Beratung, Konzeption von Recruiting Instrumenten, operative Recruiting Services (RPO) oder den Ausbau von Recruiting Kompetenz durch Webinare, Seminare und Workshops. Außerdem ist sie die Initiatorin von Rekrutierungserfolg.de - dem Portal für das Recruiting.
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