Recruiting-KPI einführen – mit Workshops konzentriert daran arbeiten

erstellt am: 18.01.2020 | von:

Recruiting-KPIBackstage | Wer Recruiting professionell betreiben möchte, muss wissen, wo er als Arbeitgeber steht, welche Ansatzpunkte es für Optimierungen gibt und wie diese sich auswirken. Kennzahlen sind da ein wichtiges Messinstrument. Aber viele Unternehmen navigieren nach wie vor blind oder haben nur wenige „übliche“ Kennzahlen. Gründe für das Nicht-Tun sind vielfältig: keine Zeit, zuviel Aufwand, welche Daten sind sinnvoll, lieber mit Menschen als mit Zahlen arbeiten. Wie ein Unternehmen den Teufelskreis an Ausreden mit zwei themenzentrierten Workshops durchbrochen hat und wichtige Schritte auf dem Weg zu aussagekräftigen Recruiting-KPI gegangen ist, lesen Sie hier.

KPIs & Benchmarks im Recruiting – gern gesehen, ungern selbst gemacht

Nach einer Studie der Personalwirtschaft in 2018 betreiben 43% der befragten Unternehmen keinerlei Recruiting-Controlling. Interessant ist, dass es dabei keine sehr großen Unterschiede nach Unternehmensgröße gibt. Zu wenige Ressourcen, keine Datenerhebung und fehlende Auswertungsmöglichkeiten sind die drei häufigsten Gründe dafür. Neben diesen Hard-Facts gibt es noch das: Recruiting-Controlling ist unter den verschiedenen Aufgaben von Recruitern die am meisten „gehasste“ Aufgabe. Das fand das ICR in Umfragen 2018/19 heraus.

Wenn Kennzahlen erhoben werden, dann sind das v.a. Bewerbungszahlen, Besetzungsdauern und Kosten. Interessanter Weise bezeichnen viele Recruiter Kennzahlen zur Qualität der Bewerber, die Zufriedenheit von Bewerbern und Fachvorgesetzten sowie die Frühfluktuation als wichtigere; sie werden nur nicht erhoben. Mit Blick auf die Zukunft schreibt eine LinkedIn-Befragung insbesondere der Effektivität der Recruiting-Kanäle und Auswahlmethoden sowie der Qualität der Neueinstellungen einen zunehmenden Bedeutungsgewinn zu. Die heute noch als wichtig bezeichneten Kennzahlen wie Time-to-hire und Bewerbungsquoten werden hingegen an Bedeutung verlieren.

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Recruiting-KPI: Relevant, benchmarkfähig, erfassbar

Wenn man möchte, könnte man alles mögliche im Recruitingprozess messen und sicher wäre vieles davon interessant zu wissen. Schnell ist das Schreckgespenst vom Zahlenfriedhof da. Um diesen zu vermeiden, ist eine Orientierung am Dreiklang von Relevanz, Benchmarkfähigkeit und Erfassbarkeit sinnvoll. Das war auch der rote Faden durch die beiden Workshops eines Finanzdienstleisters, die wir von upo moderiert haben.

Relevanz und Benchmarkfähigkeit

Im ersten Workshop erarbeiteten wir zusammen mit Unternehmensvertretern zunächst, was relevante Recruiting-Kennzahlen für das Unternehmen sind. Dazu haben wir vorab das Ziel des KPI-Einsatzes bestimmt (z.B. Steigerung der Candidate Experience, Reduktion der Recruitingkosten, Förderung der Zufriedenheit der Führungskräfte mit dem Recruiting), um im Anschluss die Relevanz möglicher Kennzahlen entlang des Recruitingprozesses feststellen zu können. Die Diskussion um die Auswahl hatte gleich noch eine positive Nebenwirkung: sie schärfte das gemeinsame Verständnis, was die jeweilige Kennzahl konkret messen soll.

In einem zweiten Schritt prüften wir, welche möglichen (externen) Benchmarks es für die ausgewählten Kennzahlen gibt. Grundlage dafür war eine umfangreiche Recherche in nationalen und internationalen Recruiting-Studien. Auf der Basis hat sich dann die Zahl der Kennzahlen weiter reduziert. So stand am Ende des ersten Workshop-Tage eine „Wunschliste“ möglicher relevanter und benchmarkfähiger Kennzahlen als Ergebnis fest.

Erfass- und Auswertbarkeit

Im zweite Workshop fokussierten wir uns dann auf die Messbarkeit der möglichen KPI. Zusammen mit Personal-Controllern und HR-IT´lern haben wir herausgearbeitet, welche Daten zur Bestimmung einzelner Kennzahlen notwendig sind. Und in einem zweiten Schritt wurde geprüft, ob diese an irgendeiner Stelle systemisch vorliegen oder manuell erhoben werden und ggf. noch integriert werden können. Am Ende des zweiten Workshop-Tages hatte das Unternehmen einen Überblick über die künftigen unternehmensspezifischen Recruiting KPIs, ihre Definitionen und Benchmarkquellen, Berechnungsformeln und Daten, die zur Erhebung und Auswertung notwendig sind. Abgerundet wurde der Workshop mit einer Diskussion über die Gestaltung möglicher Reportings und Dashboards, in die dann die Ergebnisse einfließen und analysiert werden können.

Nun kann es bei diesem Finanzdienstleister an die Umsetzung gehen, die 2020 erfolgt. Sie wird dann die Grundlage für weitere Optimierungen im Recruiting liefern und v.a. auch feststellen helfen, wie wirkungsvoll einzelne Maßnahmen der Optimierung sind. Und sie wird das Recruiting auch in der Rolle als Business Partner für das Management stärken. Denn um hier auf Augenhöhe agieren zu können, bedarf es auch der Sprache der Zahlen.

Übrigens, solche Anschubhilfe können auch andere themenzentrierte Workshops liefern. Wie dadurch z.B. Schwung in die Sensibilisierung von Führungskräften in Sachen Candidate Experience kommt, lesen Sie hier.

Quellen:

  • Personalwirtschaft: Studienband Recruiting Strategien 2018
  • LinkedIn: Die Zukunft des Recruitings. 4. Prognose. Personaler brauchen Kennzahlen, die Ergebnisse messen, nicht Aktivitäten
  • ICR: „Quo vadis recruitment“ Erhebungen 2018-2019
Ruth Böck
... ist einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als "Recruiting-Qualitäterin" unterstützt sie Arbeitgeber in der Professionalisierung ihres Recruitings durch Recruiting Checks und Beratung, Konzeption von Recruiting Instrumenten, operative Recruiting Services (RPO) oder den Ausbau von Recruiting Kompetenz durch Webinare, Seminare und Workshops. Außerdem ist sie die Initiatorin von Rekrutierungserfolg.de - dem Portal für das Recruiting.
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