FAQ Online-Azubitest – 12 typische Fragen von Interessenten

erstellt am: 05.02.2019 | von:

FAQ Online-Azubitest

Backstage | Ausbildungsbetrieben, die sich mit dem möglichen Einsatz eines Online-Azubitests beschäftigen, gehen viele Fragen durch den Kopf. Gerade bei Gesprächen und Workshops zu Recruiting-Optimierungen, aber auch in Web-Präsentationen von Azubi-Test-Angeboten werden diese gestellt. Wir haben zu den drei Themenfeldern Technik, Datenschutz/-sicherheit und Testorganisation die jeweiligen TOP 3-Fragen in einer FAQ-Liste zusammengestellt und um 3 allgemeine Fragen ergänzt und beantwortet – ganz unabhängig von konkreten Produkten oder Anbietern! Lesen Sie hier mehr zu den 12 FAQ.

Technische Fragen

Oft fragen Interessenten, ob die Testbearbeitung an einen bestimmten Browser gebunden oder von unterschiedlichen Endgeräten aus bearbeitbar ist.

Browserabhängigkeit

In aller Regel sind moderne Online-Testverfahren browserunabhängig über die gängigen Browser (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Safari…) zu nutzen. Dabei sollte beachtet werden, dass möglichst aktuelle Versionen der Browser im Einsatz sind.

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Endgeräteabhängigkeit

Mobil-optimierte Testverfahren sind nicht nur am Desktop/Laptop gut und komfortabel zu bearbeiten, sondern auch über Tablet und Smartphone. Insofern besteht dann eine technische Barrierefreiheit.


Netzverbindung/-abdeckung

Die Anbindung ans Internet wird teilweise kritisch gesehen. Man hat Angst vor Test-Abbrüchen oder stark verzögerter Reaktion bei Eingaben im Test. Empfehlenswert für die Testbearbeitung ist in der Tat ein Breitbandzugang. Sehr schlechte Netzabdeckung oder sehr langsame Internetverbindungen können ggf. tatsächlich zu den benannten Problemen führen. Erfahrungsgemäß kommt dies aber sehr selten vor. In diesen Fällen haben aber die meisten Testanbieter „Auffangnetze“ gespannt. Bereits getätigte Eingaben sind dann zwischengespeichert und gehen bei kurzzeitigen Unterbrechungen oder einem Re-Login nicht verloren.

Sollte ein Testteilnehmer keinen Netzzugang haben oder über kein Endgerät verfügen, kann eine organisatorische Lösung helfen: die Einladung ins Unternehmen und die Testung vor Ort.


Bereitstellung

Für Interessenten stellt sich regelmäßig die Frage nach Installation, Wartung und Aktualisierung der eingesetzten Technologie. Erfahrungsgemäß sind oft organisatorische Probleme damit verbunden. Auch schreckt die Erfahrung ab, dass das Einspielen neuer Software-Versionen eigene Zeit kostet oder zusammen mit dem Wartungsaufwand schnell ein nicht unbeachtliches Sümmchen an Zusatzkosten ausmachen kann. Viele Testanbieter haben aber inzwischen Cloud-Lösungen, also web-basierte Lösungen. Dadurch hat der jeweilige Kunde mit Einrichtung, Aktualisierung von Software-Versionen oder Wartung nichts mehr am Hut und die Kosten sind i.d.R. in den Testpreisen inkludiert.

Integration in vorhandene Systeme

Nicht selten wird die Frage nach der Integration von Tests z.B. in das bestehende Bewerber-Management-System (BMS) gestellt. Die Integration ist aber nicht nur eine Frage an den Testanbieter, sondern eben auch eine Frage an den Anbieter des BMS. Häufig gibt es Kommunikationsschnittstellen, über die der Austausch relevanter Daten über verschlüsselte Verbindungen möglich ist. Dann ist mit beiden Seiten genau abzustimmen, wie der Prozess im Detail abläuft, welche Daten wann in welchem Format übermittelt werden. Verschiedene BMS-Anbieter haben für ausgewählte Testsysteme solche Schnittstellen bereits umgesetzt und bieten diese an. Wenn sie noch nicht vorhanden sind oder Daten im BMS besonders aufbereitet werden müssen, sind mehr oder weniger aufwändige Anpassungen erforderlich. Diese können auch Kosten verursachen, die sich nur bei einer größeren Zahl von Azubi-Einstellungstests rechnen.


Fragen zu Datenschutz und Datensicherheit


„Pfusch“-Risiko

Die Frage, wie man vermeiden kann, dass Testteilnehmer sich bei einer (unbeobachteten) Online-Testung fremder Hilfe oder unerlaubter Hilfsmittel bedienen, wird oft gestellt. Sie treibt insbesondere Unternehmen, die von einem durchgeführten Papier-Test unter Beobachtung auf eine Online-Testung von Zuhause umsteigen wollen.

Schutzvorkehrungen

Testanbieter sind sich diesem sogenannten Manipulationsrisiko bewusst. Daher haben sie i.d.R. einige Schutzmechanismen eingebaut, die das Risiko deutlich reduzieren können. Dazu zählen u.a. der sogenannte psychologische Vertrag, der Hinweis auf eine mögliche Nach-Testung, die zeitliche Limitierung der Bearbeitungszeit, das Vermeiden einer Rücksprung-Möglichkeit. Nicht repräsentative Umfragen unter Schulabgängern haben zudem gezeigt, dass viele sich ihre Chance auf einen Wunsch-Ausbildungsplatz durch Manipulation nicht verderben wollen. Auch wenn die Inanspruchnahme von Hilfen aus der Familie oder dem Freundeskreis locken, sie zögern, diese in Anspruch zu nehmen.

Sonderfall Nach-Testung

Unternehmen, die ganz auf Nummer sicher gehen wollen, nutzen die Möglichkeit der Nach-Testung im weiteren Auswahlverfahren. Anschließend vergleichen sie die Testergebnisse des zuhause durchgeführten Tests mit der Nach-Testung. Dies kostet nicht nur zusätzlich Zeit und Geld, sondern wird bei vielen Bewerbern auch als Misstrauen gewertet und ist daher kein starkes Argument für den Ausbildungsbetrieb. Außerdem ist zu bedenken, dass abweichende Testergebnisse zwar ein Indiz für eine Manipulation, nicht aber ein Beweis sind. So könnte einfach eine andere Tagesform vorliegen, der Testteilnehmer hat vielleicht zwischenzeitlich mehr Übung mit solchen Tests oder die Testumgebung beeinflusst ihn.


Datenschutz

Nicht erst nach Inkrafttreten der DSGVO sind Unternehmen sensibel, was den Datenschutz von Bewerberdaten angeht. Dazu gehören selbstverständlich auch Informationen aus Auswahltests. Mit der DSGVO ist diese Sensibilität stark gewachsen. Testanbieter ermöglichen daher in aller Regel, direkt im Test auf die geltenden Datenschutzregelungen des Ausbildungsbetriebes zu verweisen und zu verlinken. So können diese bei Bedarf von Testteilnehmern nochmals nachgelesen werden. Es ist jedoch empfehlenswert, Bewerber bereits vor Abgabe der Bewerbung und nochmals mit Einladung zum Test  auf die Datenschutzregelungen des Unternehmens hinzuweisen.

Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

Bei „eingekauften“ Tests, die nicht ausschließlich auf dem Server des einsetzenden Unternehmens liegen, sondern auf Servern des Anbieters, wird der Testanbieter zum sogenannten Auftragsverarbeiter. Dementsprechend ist mit diesem eine AVV abzuschließen. Darin werden Rechte und Pflichten sowie die technisch organisatorischen Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit personenbezogener Daten für den jeweiligen Auftrag geregelt. Viele Anbieter haben Mustervereinbarungen, die sie den Ausbildungsbetrieben zur Abstimmung mit ihren Datenschutzbeauftragten zur Verfügung stellen.


Hierauf legen viele Unternehmen wert, weil sie die deutschen Datenschutzvorschriften für besonders streng und sicher halten. Gegenüber Serverstandorten in anderen Ländern haben sie hingegen Vorbehalte. Dies ist jedoch aufgrund der europaweiten Regelungen zumindest für Serverstandorte in der EU nicht angezeigt. Für die Datenübermittlung in Nicht-EU-Länder gibt es ebenfalls Sonderregelungen. So hat die EU-Kommission z.B. für die Schweiz ein angemessenes Schutzniveau festgestellt. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten, für die ein solcher Angemessenheitsbeschluss vorliegt, ist daher datenschutzrechtlich zulässig.


Organisatorische Fragen


In aller Regel erhalten die Testteilnehmer von dem Ausbildungsbetrieb eine Einladung zum Test. Diese enthält eine URL (Internetadresse), die auf die Testzugangsseite führt, und einen individuellen Testzugang (oft auch als TAN bezeichnet) zum Login. Diese Testanmeldung läuft sehr erwartungskonform ab und gleicht vielen anderen Anmeldevorgängen, die auch Schulabgänger regelmäßig nutzen.

Mit dem Auswertungszugang sieht es in aller Regel genauso aus. Der Ausbildungsbetrieb erhält eine URL und ein Login. Nach der Bearbeitung der Tests durch die Testteilnehmer kann er direkt auf deren  Ergebnisse zugreifen. Die Art und Weise, wie die Testergebnisse präsentiert werden, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter.


Diese Frage wird oft gestellt. Denn einerseits wollen Ausbildungsbetriebe oft eine Vielzahl an Anforderungen testen. Andererseits soll der Test auch nicht zu lang sein. Jede Testung einer Anforderung braucht aber Zeit. Zur Sicherstellung einer angemessenen Testqualität müssen mehr als ein oder zwei Fragen je Anforderung gestellt werden, damit ein aussagekräftiger Rückschluss auf die jeweilige Kompetenz möglich ist.

Daumengröße

Eine empfehlenswerte Daumengröße für die Testdauer ist die Orientierung an Klassen-/Kursarbeiten. Das sind gewohnte „Test-Zeiten“ für die Testteilnehmer und mit deren Aufmerksamkeitsspanne noch vereinbar. Was darüber hinausgeht, ist für die Zielgruppe oft nicht mehr akzeptabel.


Anforderungsorientierung

Welche Inhalte ein Test haben sollte, ist abhängig von den wesentlichen Anforderungen des Ausbildungsbetriebes an seine Bewerber. Daher ist vor der Auswahl eines Azubi-Tests eine Auseinandersetzung mit den wirklich relevanten Anforderungen an die Azubi-Bewerber sehr empfehlenswert. Es ist immer wieder erstaunlich, wie wenig Gedanken sich Ausbildungsbetriebe darüber machen. Selbst wenn sie Anforderungen benennen können, haben sie oft sehr unspezifische Vorstellungen, was sie konkret messen sollen. Das fällt nicht nur, aber  insbesondere bei persönlichen/sozialen Kompetenzen auf. Was versteht man z.B. konkret unter Teamfähigkeit, Verkaufstalent oder Digitalkompetenz? Ein passender Test sollte mit den Operationalisierungen der Kriterien nahe am Verständnis des eigenen Unternehmens liegen.

Typische Inhalte

Da für den Ausbildungserfolg bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich sind, überprüfen viele Azubi-Tests objektiv vorhandenes Wissen und dessen Anwendung, z.B. im Bereich Mathematik, Rechtschreibung etc. Daneben werden außerdem oft kognitive Fähigkeiten wie schlussfolgerndes Denken oder Konzentrations-/Merkfähigkeit mit entsprechenden Aufgaben überprüft. Und last but not least lassen sich auch Hinweise auf persönliche und soziale Kompetenzen mit Tests erkunden. Dazu werden in unterschiedlicher Art und Weise Selbsteinschätzungen/-einordnungen von Verhaltensweisen erwartet und mit wünschenswerten Verhaltensweisen abgeglichen.


Sonstige Fragen


Design-Anpassung

Natürlich wollen Unternehmen auch gerne ihren Test an ihr Corporate Design anpassen. Das ist für die Testanbieter i.d.R. kein Problem. Logo-Integration, farbliche Anpassungen oder auch die Einbindung von Fotos z.B. passend zur Stellenanzeige oder Webseite sind möglich, bedeuten aber immer auch einen zusätzlichen Aufwand, der ggf. zusätzlich zu bezahlen ist.

Textliche Anpassung

Ob die Tests noch stärker an die Unternehmenswelt angepasst werden können, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Beispiele dafür sind z.B. die Integration realer Produkt- oder Abteilungsbezeichnungen oder typischer Aufgaben aus der eigenen Unternehmenswelt. Es dürfte jedoch stets eine kostenpflichtige Testanpassung sein, die sich nur bei entsprechend hohen Testzahlen lohnt.


Oft fragen Interessenten nach Probe-Zugängen. Hierbei ist zu bedenken: Anbieter geben wenn überhaupt nur Zugriff auf ausgewählte Aufgaben, oft sogar nur aus Vorgängerversionen. So kann man zwar einen Eindruck vom Look & Feel bekommen, aber nicht im eigentlichen Sinne den Test einmal selbst durchtesten. Der Hintergrund: die Testinhalte sind geistiges Eigentum der Testentwickler und als solches vor unberechtigter Nutzung zu schützen. Das ist anders als z.B. bei Bewerber-Management-System-Anbietern, die eine Technologie bereitstellen und der Kunde selbst die Inhalte liefert. Wertvolle Alternative ist ein 1:1 Demo-Webinar, bei dem der Anbieter Live-Einblicke in aktuelle Tests gewährt und zeitgleich individuelle Fragen geklärt werden können.


Oft stellen Interessenten die Frage nach den Kosten eines Azubi-Tests, bevor überhaupt Klarheit über Inhalte, Umfang oder Anforderungen besteht. Fatal – denn so vergleichen Unternehmen schnell Äpfel mit Birnen.

Die Testanbieter haben i.d.R. sehr unterschiedliche Preismodelle. Eine Option sind Kosten für den einzelnen Test (oder ein Testkontingent) kombiniert mit unterschiedlichen Zusatzkosten z.B. für Testeinrichtung, für die Herstellung eines Corporate Designs oder inhaltliche oder textliche Anpassungen. Eine andere Option ist eine Testlizenz, die für einen bestimmten Zeitraum gilt und unabhängig von der Zahl durchgeführter Tests einen fixen Betrag je Jahr oder Monat kostet. In jedem Fall lohnt es sich, sehr genau hinzusehen, um wirklich einen vollständigen Kostenüberblick zu erhalten und die verschiedenen Angebote richtig miteinander zu vergleichen.


Last but not least

Natürlich gibt es ein Vielzahl weiterer Fragen. Es ist empfehlenswert, sich vor der Kontaktaufnahme bei Anbietern einen entsprechenden Fragen-/Anforderungskatalog zusammenzustellen und z.B. Demo-Webinare zu nutzen, um einen Live-Einblick in Tests und Auswertungen zu erhalten und direkt Fragen zu klären.

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Ruth Böck
... ist einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als "Recruiting-Qualitäterin" unterstützt sie Arbeitgeber in der Professionalisierung ihres Recruitings durch Recruiting Checks und Beratung, Konzeption von Recruiting Instrumenten, operative Recruiting Services (RPO) oder den Ausbau von Recruiting Kompetenz durch Webinare, Seminare und Workshops. Außerdem ist sie die Initiatorin von Rekrutierungserfolg.de - dem Portal für das Recruiting.
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