Bewerbungs- und Auswahlprozess: Was Arbeitgeber besser (nicht) machen sollte

erstellt am: 23.10.2018 | von:

AuswahlprozessNicht erst seit unserer Sommerakademie 2018 plädieren wir für mehr Aufmerksamkeit für die Touchpoints, die auf die Ansprache potenzieller Kandidaten/das Personalmarketing folgen. Gerade der Bewerbungs- und erst Recht der Auswahlprozess zahlt auf den Rekrutierungserfolg ein. Hier zeigt sich, ob Unternehmen es schaffen, Interessenten zu Bewerbern und schließlich zu neuen Mitarbeitern zu machen. Zwei aktuelle Studien beschäftigen sich genau damit. Die eine zeigt, wie unterschiedliche Bewerbungswege und Auswahlinstrumente von Kandidaten wahrgenommen werden. Und die andere führt vor Augen, woran  Einstellungen scheitern und welche Rolle die Gestaltung des Recruitingprozesses dabei spielt.

Was Kandidaten im Bewerbungs- und Auswahlprozess schätzen

Online-Bewerbungsformulare positiver wahrgenommen als oft postuliert

Dass die Postbewerbung tendenziell bei Bewerbern eher auf Ablehnung stößt, verwundert nicht wirklich, wohl aber, dass gerade die mit dem Internet groß gewordene Gruppe der 16-24 Jährigen zur Papierbewerbung eine positivere Bewertung abgibt als andere Altersgruppen. Auch dass Online-Bewerbungen i.S.v. E-Mail-Bewerbungen sich hoher Beliebtheit erfreuen, ist bekannt.

Wirklich interessant ist aber, dass fast gleich viele der Befragten Online-Formulare als gut oder sehr gut bewerten und nur 12% ihnen eher ablehnend gegenüberstehen, wie eine aktuelle Umfrage von Softgarden/Cyquest zeigt. Und auch spannend ist, dass gerade die Altersgruppe der besonders gesuchten 24 bis 40 Jährigen eine deutlich positive Bewertung abgeben.

BewerbungsformBefürworter (Bewertung sehr gut bis gut )Gegner (Bewertung ausreichend bis ungenügend)
Post19%65%
E-Mail80%12%
Online-Formular81%12%
One-Click-Bewerbung44%32%

Quelle: zusammengestellt aus Informationen in Recrutainment Blog „Bewerber sehen Matching-Tools positiv! Ergebnisse einer aktuellen Befragung von Softgarden und Cyquest v. 27.08.2018

Die Bewertungen für One-Click-Bewerbungen unter Verwendung persönlicher Social-Media-Profile als weitere Bewerbungsmöglichkeit zeigen eine breite Streuung und keine wirklich deutlichen Peaks.

Wertschätzung für Testverfahren heterogen

Auswahltests werden durchschnittlich neutral bewertet. Auf einer Skala von 0 bis 100 erreichen sie einen Mittelwert von 53,2. Differenziert man nach den beiden grundsätzlichen Typen von Auswahltests – Leistungs- und Persönlichkeitstests -, findet man keine großen Unterschiede.

TestformBefürworterGegnerMittelwert
Auswahltest allgemein37%29%53,2
Leistungstest35%33%48,8
Persönlichkeitstest36%39%47,9

Quelle: zusammengestellt aus Informationen in Recrutainment Blog „Bewerber sehen Matching-Tools positiv! Ergebnisse einer aktuellen Befragung von Softgarden und Cyquest v. 27.08.2018

Wenn Testverfahren eingesetzt werden, bevorzugen Kandidaten Online-Verfahren, die sie zeitlich und örtlich flexibel bearbeiten können (51%). Aber immerhin auch 25% spricht sich für Online-Tests zu festen Zeiten im Unternehmen aus. Etwas mehr als die Hälfte der Befragten (51%) äußert sich  positiv zu einer Ergänzung von Online-Assessments um eine Arbeitgebervorstellung im Rahmen des Online-Assessments, 29% ablehnend.

„Echte“ Interviews sind Bewerber-Favoriten

Persönliche Vor-Ort-Gespräche werden nicht nur von Arbeitgebern, sondern auch ganz klar von Bewerbern favorisiert. 92% beurteilt sie als gut oder sehr gut (80%). Alternative Interviewformen schneiden unterschiedlich ab.

InterviewformBefürworterGegner
Face-to-Face Interview92%6%
Telefoninterview55%18%
Video-Interview43%34%
Zeitversetztes Video-Interview14%72%

Quelle: zusammengestellt aus Informationen in Recrutainment Blog „Bewerber sehen Matching-Tools positiv! Ergebnisse einer aktuellen Befragung von Softgarden und Cyquest v. 27.08.2018

Bewerberabsagen – auch ein Grund, woran Einstellungen scheitern

Auch in einer Studie von Bitkom/Personio gibt es ein paar interessante Ergebnisse zum Recruiting-Prozess, die aufhorchen lassen. Nicht nur, dass Unternehmen oft Bewerber absagen, weil sie nicht ihren Vorstellungen entsprechen – einige Unternehmen haben auch das Problem, dass ihnen Bewerber im Einstellungsprozess verloren gehen und selbst absagen. Der am häufigsten genannte Grund: sie haben bereits eine andere Stelle gefunden. Und das liegt oft auch an der Dauer der Recruitingprozesse bei den abgesagten Arbeitgebern.

  • Bei der Rekrutierung von Fachkräften dauert der Recruitingprozess im Schnitt 5,1 Monate. 25% der Unternehmen benötigen unter 3 Monaten, bei 35% dauert der Prozess zwischen 3 und 6 Monaten und bei 30% zwischen 6 und 9 Monaten.
  • Der Rekrutierungsprozess von Führungskräften dauert mit durchschnittlich 6,6 Monaten noch länger: nur 3% der Arbeitgeber schaffen eine Stellenbesetzung binnen 3 Monaten; bei 34% der Unternehmen dauert das Recruiting einer Führungskraft 3 bis 6 Monate, bei 35% zwischen 6 und 9 Monaten.

Stellschrauben für weniger Absprünge

Die Gründe für die langen Prozessdauern sind je nach Unternehmen vielschichtig. Verzögerungen können u.a. dadurch entstehen, dass

  • strukturierte Auswahlprozesse fehlen. Das gilt für kleinere und mittlere Unternehmen im Besonderen (31 bzw. 69%). Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter sind hier deutlich besser aufgestellt (94%).
  • man auf den Einsatz einer Bewerbermanagement-Software verzichtet; in erst 16% der befragten Unternehmen ist eine solche im Einsatz, in weiteren 25% der Fälle diskutiert man über ihren Einsatz oder plant bereits die Anschaffung. Für weit mehr als die Hälfte (57%) ist das gar kein Thema.
  • bei  Vorstellungsgesprächen zu selten strukturierte Interviews geführt werden (durchschnittlich 13%) und dadurch eine solide Grundlage insbesondere zur Bewertung der erforderlichen Soft Skills fehlt. Dadurch sind die Erfolgsquoten von Gesprächen niedrig. Im Schnitt führen nur 23% der Vorstellungsgespräche zu einer Einstellung, wobei größere Unternehmen höhere Erfolgsquoten haben – und auch häufiger strukturierte Gespräche führen (35%).
  • gerade bei der Rekrutierung von Führungskräften mehr als zwei Auswahlrunden stattfinden, was Zeit kostet. Nur 30% der Unternehmen reichen zwei Auswahlrunden zur Besetzung einer Führungsposition, 47% benötigen drei oder mehr Runden. Bei Fachkräften sind es immerhin 83%, die mit zwei Runden klar kommen.
  • das die Geschäftsführung/der Vorstand das letzte Wort bei der Einstellungsentscheidung hat, diese aber oft andere Prioritäten im Tagesgeschäft haben, wodurch sich Vertragsangebote nach hinten verschieben. Das gilt insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen.
EinflussfaktorenDurchschnittGroße Unternehmen (>500 MA)Mittlere Unternehmen (100-499 MA)Kleine Unternehmen (50-99 MA)
Vorhandensein strukturierter Einstellungsprozesse52%94%69%31%
Einsatz eines Bewerbermanagement-Systems16%34%17%12%
Einsatz strukturierter Interviews13%35%14%9%
Anzahl Auswahl-Runden Führungskräfte|FachkräfteØ 2,8|Ø 1,8Ø 3,1|Ø 1,7 Ø 2,7|Ø 1,7Ø 2,8|Ø 1,9
Entscheidung bei GF/Vorstand40%22%39%45%

Quelle: zusammengestellt aus Informationen in Bitkom/Personio: Woran scheitern Einstellungen? 2018

Summa summarum

Wer sich fragt, warum der Rekrutierungserfolg ausbleibt, hat mit diesen Ergebnissen ein paar Hinweise für mögliche Stellschrauben: die eingesetzten Instrumente und die Gestaltung des Recruitingprozesses bieten Möglichkeiten zur Optimierung.

Auch wenn in den letzten Monaten und auf der „Zukunft Personal 2018“ sehr viel über Digitalisierung, Robot Recruiting und entsprechende Lösungen gesprochen wurde, Bewerber reagieren (noch) verhalten und bevorzugen „Bekanntes“.

Aber dort, wo Bewerber technische Lösungen positiv sehen, sollten Unternehmen auch nicht weiter zögern, sondern die Möglichkeiten nutzen. Dazu zählen (gut gemachte) Online-Formulare zur Bewerbung und Online-Auswahltests. Hier kommt es unserer Erfahrung nach immer auch auf die Zielgruppe und die Jobbezogenheit der Tests an.

Ansonsten tun sich Arbeitgeber mit den Klassikern „Persönliches Gespräch“ und „Telefoninterview“ einen Gefallen. Aber auch hier kommt es auf das „Wie“ an, will man eine positive Candidate Experience damit erzielen.

Und in Bezug auf die Prozessdauer ist z.B. zu überlegen: Lässt sich das Recruiting nicht doch strukturieren und durch ein Bewerbermanagementsystem unterstützen? Müssen alle Auswahlrunden sein oder könnten ein oder zwei strukturierte Interviews nicht Mehrwerte liefern? Muss die Geschäftsführung/der Vorstand wirklich an allen Einstellungsentscheidungen beteiligt sein?

Wie schon an anderer Stelle erwähnt: Von Studienergebnissen wie den beiden hier vorgestellten kann man viel für die eigene Recruiting-Optimierung lernen (Worauf wir Studien- und Umfrageergebnisse im Recruiting kritisch beleuchten sollten). Und man muss auch nicht gleich das ganz große Rad drehen, sondern kann  auch schrittweise an die Optimierung gehen.

Informationen zu den Studien:

  • „Bewerber sehen Matching-Tools positiv! Ergebnisse einer aktuellen Befragung von Softgarden und Cyquest: Ca. 350 Teilnehmer quer durch alle Altersgruppen zwischen 16 und 70 Jahren. Durchgeführt wurde die Umfrage im Frühjahr 2018 unter Bewerbern, die sich bei einem der Softgarden Kunden-Unternehmen beworben haben.
  •  Woran scheitern Einstellungen? von Bitkom/Personio: Computergestützte telefonische Befragung von Personalentscheidern in Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern in Deutschland in ausgewählten Wirtschaftszweigen (siehe S. 58 der Studie), 304 Unternehmen im Zeitraum 30.05.-27.06.2018.

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Ruth Böck
... ist einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als "Recruiting-Qualitäterin" unterstützt sie Arbeitgeber in der Professionalisierung ihres Recruitings durch Recruiting Checks und Beratung, Konzeption von Recruiting Instrumenten, operative Recruiting Services (RPO) oder den Ausbau von Recruiting Kompetenz durch Webinare, Seminare und Workshops. Außerdem ist sie die Initiatorin von Rekrutierungserfolg.de - dem Portal für das Recruiting.

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