Starten Sie Stellenbesetzungen mit einer internen Auftragsklärung

erstellt am: 13.06.2018 | von:

Interne Auftragsklärung im RecruitingRecruiting Impuls | Wenn Stellen vakant werden, erfolgt die Neubesetzung nicht selten auf Zuruf: Der Fachbereich gibt den Auftrag, der Personalbereich geht ans Werk. Die Anzeige vom letzten Mal wird herausgesucht, ggf. noch einmal kurz dem Fachbereich zur Freigabe zugespielt und dann geschaltet. Und auch sonst alles wie immer – detailliertere Abstimmungen sind eher die Ausnahme. Auch weil nicht selten ein falsch verstandenes Dienstleistungsverständnis dahintersteht. HR hat zu wissen, was wie zu tun ist; der Fachbereich erwartet Ergebnisse, die seinen Erwartungen entsprechen.

Und genau darin liegt der Trugschluss: Serviceorientierte und kompetente Personaler/ Recruiter legen nicht einfach los. Sie klären im Vorfeld diese 5 wichtigen Themen, damit wirklich alles reibungslos verläuft, Stellen passgenauer und schneller besetzt werden und eine positive Candidate Experience erlebt wird.

Wichtige Abstimmungsfelder zur Auftragsklärung bei Stellenbesetzungen

1. Klären Sie die konkreten Anforderung der aktuellen Stellenbesetzung

  • Stimmen Sie die wesentlichen aktuellen und künftigen Aufgaben der offenen Stelle miteinander ab. Bringen Sie auch Ihnen bekannte Unternehmensentwicklungen ins Spiel.
  • Leiten Sie gemeinsam die zur Erfüllung dieser Aufgaben fachlichen, methodischen, sozialen und  persönlichen Anforderungen ab. Achten Sie auf einen ausgewogenen Mix und darauf, dass die Zahl der Anforderungen nicht zu hoch wird.
  • Sollten Sie kein Kompetenzmodell im Unternehmen haben, empfiehlt sich eine Operationalisierung (Umschreibung) der ausgewählten Kriterien, damit später die gleichen Maßstäbe bei der Bewertung angelegt werden.

2.  Überlegen Sie sinnvolle Wege des Personalmarketings

  • Beraten Sie die Fachbereiche über alternative Wege der Ansprache der Bewerber-Zielgruppe.
  • Zeigen Sie Möglichkeiten der Optimierung in der Gestaltung und Schaltung von Stellenanzeigen auf.
  • Versorgen Sie dabei Ihr Gegenüber mit relevanten Informationen z.B. zu den voraussichtlichen Kosten der vorgeschlagenen Maßnahme bzw. mit Erfahrungen aus anderen Stellenbesetzungen.

3. Legen Sie gemeinsam das Auswahlverfahren fest

  • Stimmen Sie miteinander ab, welche Auswahlschritte zur Stellenbesetzung gegangen werden (z.B. Interview(s), AC, Test, Arbeitsprobe). Beraten Sie den Fachbereich im Hinblick auf die Zielgruppe. Vereinbaren Sie außerdem die Reihenfolge der Schritte.
  • Prüfen Sie, ob die o.g. Anforderungen sich mit den ausgewählten Instrumenten prüfen lassen.
  • Prüfen Sie, ob die ausgewählten Instrumente in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen und ob ggf. Anpassungsbedarf an die konkrete Stelle besteht.
  • Entscheiden Sie, wer von Unternehmensseite in welchem Auswahlschritt involviert sein soll und wer jeweils welche Rolle übernimmt.

4. Stimmen Sie einen zeitlichen Fahrplan miteinander ab

  • Besprechen Sie den gewünschten Besetzungstermin und ausgehend davon, wann welcher Auswahlschritt starten und enden soll.
  • Hinterfragen Sie die zeitliche Verfügbarkeit der verschiedenen zu involvierenden Personen.
  • Sollten Sie besondere Räumlichkeiten und Infrastruktur für einzelne Auswahlschritte benötigen, stellen Sie die Verfügbarkeit in den geplanten Zeiträumen sicher.

5. Legen Sie eine interne Informations- und Kommunikationslinie fest

  • Vereinbaren Sie, wer wen über was und wie informiert und was wie dokumentiert wird. Denken Sie auch über ein regelmäßiges kurzes Briefing nach.
  • Stellen Sie sicher, dass Informationen möglichst an einer Stelle und möglichst digital gebündelt werden.
  • Sprechen Sie auch eine abschließende „Manöverkritik“ an, in der Sie sich gegenseitig am Ende der Stellenbesetzung ein Feedback geben und die „Lessons learned“ für das nächste Mal festhalten.

Recruiting-Kompetenz ausspielen und echter Dienstleister sein

Mit einer solchen Auftragsklärung spielen Personaler/ Recruiter ihre Recruiting-Professionalität und Kompetenzen aus. Mit Fachbereichen Anforderungen zu klären und Auswahlverfahren festzulegen, erfordert umfangreiche diagnostische Kompetenz und Erfahrung. Zeitpläne und Abläufe gekonnt abzustimmen, ist eine Frage von Projekt- und Planungskompetenz. Und für eine reibungslose Informations- und Kommunikationslinie zu sorgen, bedarf nicht nur einer hohen Sozialkompetenz, sondern angesichts der heutigen technischen Möglichkeiten auch digitaler Kompetenz.

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Ruth Böck
... ist einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als "Recruiting-Qualitäterin" unterstützt sie Arbeitgeber in der Professionalisierung ihres Recruitings durch Recruiting Checks und Beratung, Konzeption von Recruiting Instrumenten, operative Recruiting Services (RPO) oder den Ausbau von Recruiting Kompetenz durch Webinare, Seminare und Workshops. Außerdem ist sie die Initiatorin von Rekrutierungserfolg.de - dem Portal für das Recruiting.
Bisherige Kommentare:

[…] Starten Sie Stellenbesetzungen mit einer internen Auftragsklärung (13.06.2018) […]

[…] jeder Bewerberauswahl sollte man im Rahmen der internen Auftragsklärung klare und messbare Anforderungen, abgeleitet aus den aktuellen und künftigen Aufgaben der Stelle, […]

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