Sie sind trendy, Online-Befragungen und die dafür genutzten Online-Befragungstools. Kaum eine Webseite besucht, schon darf ich meine Meinung dazu in einer kurzen Online-Befragung kundtun. Gerade eine nette Kleinigkeit im Online-Shop gekauft. Bitteschön, hier können Sie Ihr Einkaufserlebnis anhand von 5 Fragen dokumentieren.
Feedback gewünscht – und nun?
Aber wie soll es in der Anonymität des Web auch sonst gehen? Der direkte persönliche Kontakt entfällt weitestgehend. Das gilt natürlich auch für weite Strecken von Personalsuche, -auswahl und Talent-Management. Damit Feedback z.B. zur Karrierewebsite, zum Recruitingevent, zum Auswahlverfahren, zum Talentpool etc. nicht verloren geht, drängt sich förmlich eine Online-Befragung auf. Und womit lässt sich so etwas schnell bewerkstelligen? Worauf sollte geachtet werden? Erstmal googeln … Was gibt es denn so zum Stichwort “Auswahl Online Befragungstool”? Darauf gibt es neben einer Vielzahl an Lösungen und Lösungsanbietern in der Trefferliste auch ein paar Artikel und Blogbeiträge aus den letzten Jahren, die verschiedene Lösungen vergleichen:
- Die sieben besten Online-Umfragetools ( 2013)
- Top-Liste: 10 kostenlose Umfrage-Tools (2010)
- Vergleich einiger Online-Umfrage-Tools (2008)
Bei der Lektüre fällt auf, dass die Lösungen unter sehr unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden. Dies teilweise auch innerhalb des gleichen Vergleichs … Nach dieser kurzen Recherche also wieder auf Anfang und nachgedacht.
Anforderungen an ein Online-Befragungstool klären
Worauf ist zu achten, damit man angesichts der Vielzahl von Angeboten schnell eine passende Lösung auswählen kann?
Zunächst mal ist zu klären, was das Online-Befragungstool leisten soll. Die eigenen Anforderungen bestimmen letztlich die richtige Wahl.
- Welche Art von Fragen werden benötigt? Dabei bitte daran denken, dass ein Fragebogen mit immer den gleichen Multiple-Choice-Fragen zwar schnell zu erfassen, schnell zu beantworten und schnell auszuwerten ist, Abwechslung und somit einen gewissen Unterhaltungswert bietet so eine Konstruktion für die Befragten aber nicht – das kann zu einer höheren Abbruchquote führen.
- Gerade bei etwas komplexeren Themen ist darauf zu achten, welche Möglichkeiten zur Steuerung und Navigation benötigt werden. Durch Filterfragen können die Befragten vor Fragen geschützt werden, die auf Grund vorheriger Antworten keinen Sinn machen. Dabei kann auch überdacht werden, wie die Fragen präsentiert werden, z.B. pro Frage einen Seite oder bestimmte Frageblöcke zusammen auf einer Seite. Eine höhere Konzentration auf die einzelne Frage ist bei jeweils einer Frage pro Seite zu erreichen, dabei können aber gewünschte Zusammenhänge verloren gehen.
- Nicht nur zur Erbauung der Befragten, auch um z.B. Designvorgaben des Unternehmens oder des Projektes zu erfüllen, können bestimmte Darstellungsformen erforderlich sein. Dazu muss ein Online-Befragungstool Möglichkeiten zur Designanpassung bieten. In der Regel sollten das Möglichkeiten sein, den HTML-Code der Seite und die zurgehörigen Stylesheets zu bearbeiten und eigene Grafiken (z.B. Logo) einbinden zu können. Entsprechende Anpassungen sind auch erforderlich, um den Fragebogen für verschiedene Devices wie Smartphone und Tablet bereitzustellen.
- Neben diesen Punkten zu Darstellung, Aufbau und Ablauf des Online-Fragebogens sollte geklärt werden, welche Hilfsmittel zur Erstellung des Fragebogens benötigt werden. Editoren mit WYSIWYG-Funktion oder zumindest mit einer Vorschaufunktion stehen Systemen gegenüber, für die ggf. Schulungen oder/ und spezielle Kenntnisse (z.B. HTML, CSS, Javascript) erforderlich sind. In diesem Zusammenhang muss man sich auch klarwerden, welche Supportleistungen (Service-Level) und (Online-)Hilfen benötigt werden.
- Technische Anforderungen können mit den eigenen ITlern besprochen werden. Welche Anforderungen können im betrieblichen Umfeld akzeptabel sein, was für Anforderungen können i.d.R. die Befragten abbilden. Dabei ist insbesondere auf Abhängigkeiten von Betriebssystemen und Browsertypen zu achten. Auch sollte die Notwendigkeit von aktiviertem Javascript abgewogen werden.
- Mit dem Datenschutzbeauftragten, ggf. der IT und den Mitbestimmungsorganen sollten im Vorfeld die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit besprochen werden. Sobald personenbezogene Daten z.B. von Mitarbeitern und/ oder Bewerbern ins Spiel kommen, liegt die Messlatte für einen datenschutzkonformen Umgang bei einem Internettool besonders hoch. Manchmal können sich dann Strategien lohnen, die verhindern, dass personenbezogene Daten überhaupt auf die externen Hosting-Systeme gelangen. Bzgl. der Datensicherheit können verschiedene Ausfallszenarien und damit korrespondierende Wiederherstellungsprozesse erörtert werden.
- Der tatsächlichen Durchführung der Befragung ist man dann bereits viel näher, wenn es um Anforderungen an die Teilnehmerverwaltung geht. Sollen Teilnehmer über das Online-Befragungstool eingeladen werden, der Rücklauf beobachtet und ggf. auch Nachfassaktionen gesteuert werden? Dann ist man bei den Anforderungen schon fast im Bereich CRM unterwegs, was naturgemäß schon ein eigenes Thema darstellt.
- Natürlich muss auch bereits bei der Planung und Anforderungsbeschreibung der letzte Schritt einer Befragung mitgedacht werden – Auswertung und Datenbereitstellung. Was passiert, wenn die Befragten geantwortet haben, werden integrierte Auswertungstools gewünscht, sollen alle Daten exportiert werden können und wenn dem so ist, welche Dateiformate werden benötigt? Einfache Häufigkeitsverteilungen und Kreuztabellen können häufig von integrierten Auswertungen abgebildet werden, für komplexe statistische Verfahren ist aber der Rückgriff auch ausgewiesene Statistikprogramme erforderlich, deren Importmöglichkeiten dann die Vorgaben an das Online-Befragungstool setzen.
- Last but not least ist zu klären, in welchem Umfang das Online-Befragungstool eingesetzt werden soll. Zum Umfang gehören einige Parameter, wie Anzahl verschiedener Befragungen, Häufigkeit der jeweiligen Befragung, Anzahl der erwarteten Befragungsteilnehmer, Anzahl Fragen je Befragung, Einsatzdauer. Der Umfang in unterschiedlichen Ausprägungen ist in den meisten mir bekannten Lizenz-/ Konditionenmodellen von Online-Befragungstools eigentlich immer eine maßgebliche Größe.
Den Kostenrahmen nicht vergessen
Ebenfalls in die zu kalkulierenden Kosten können Modulpreise (z.B. für ein Modul “Teilnehmerverwaltung” oder “Auswertung”) gehören. Dass die für den Einsatz des Online-Befragungstools anfallenden Kosten je nach Lizenzmodell des Anbieters recht schlecht vergleichbar sind, ist wohl eine Binsenweisheit. Je eher man sich aber klar ist über die o.g. Anforderungen, desto eher kann vom Anbieter auch ein verlässliches Angebot erwartet werden.
Die Auswahl des Online-Befragungstools kann starten
Die Anforderungen und gewünschten Rahmenbedingungen können zur Angebotseinholung auch in einem Lastenheft zusammengefasst werden. Häufig können die Punkte mit Hilfe von Testzugängen und formlos in Rücksprache mit Anbietern geklärt werden. Aber auch bei Ausschreibungen sind die Anforderungen von zentraler Bedeutung und dienen letztlich auch zur vertraglichen Leistungsbeschreibung.
Sicher gibt es je nach Ziel und Umfang der Befragung noch weitere Kriterien und auch andere Schwerpunkte für die Auswahl eines Online-Befragungstools. Gerne können Sie mir Ihre Erfahrungen als Kommentar mitteilen. Natürlich sind ergänzende Anforderungen auch sehr willkommen, damit für jeden Zweck das “richtige” Online-Befragungstool gefunden werden kann, also auch für die nächste Bewerber-Befragung …
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* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
