Um potenzielle Auszubildende oder akademische Nachwuchskräfte intensiver kennenzulernen und ihnen die gewünschten authentischen Unternehmenseinblicke zu ermöglichen, sind Bewerbertage ein sinn- und wirkungsvolles Recruiting-Instrument. Warum? Weil sie Elemente der Personalauswahl mit Elementen des Personalmarketings verbinden und dadurch für beide Seiten vielfältige Vorteile bieten.
Elemente professioneller Bewerbertage
Charakteristisch für Bewerbertage ist die Kombination von Aufgabenstellungen für Bewerbende und Aktivitäten, in denen die Arbeitgeber im Fokus stehen. Die Aufgabenstellungen für Kandidaten sind an Assessment-Aufgaben angelehnt. Ein häufig genutzter Aufgabentypus sind interaktive Fallstudien und Teamaufgaben mit möglichst authentischen Themen aus der künftigen Aufgabenwelt und passend zur Erfahrenswelt der Teilnehmer*innen. Da geht es z.B. darum, Antworten auf strategische oder konzeptionelle Fragen zu finden. Oder kreative Ideen für technologische Innovationen zu entwickeln.
Bei der Vorstellung als Arbeitgeber sind vielfältige Formen denkbar. Häufig zum Einsatz kommen beispielsweise:
- Präsentationen über das Unternehmen und seine Produktwelt, Erfahrungsberichte über typische Aufgaben und Projekte oder Vorstellung von Arbeitgeberleistungen und -aktivitäten
- Betriebsbesichtigungen/-rundgänge – gerne kombiniert mit interaktiven Situationen
- Treffen künftiger Kollegen in lockerer Frage- und Gesprächsrunde
- Kurze Bewerbertrainings oder Coachings z.B. zur Lebenslaufoptimierung (Mehrwerte)
Teilweise werden Bewerbertage noch in ein Rahmenprogramm eingebettet, das zusätzliche informelle Möglichkeiten des Kennenlernens bietet. Ob gemeinsames Essen, Stadtrundfahrt oder abschließendes Get Together – hier ist vieles denkbar. Einzelne Unternehmen heben den Event-Charakter noch mehr hervor und machen aus Bewerbertagen Karriere-Events. Dazu trägt insbesondere die Wahl besonderer Durchführungsorte bei (z.B. Boot, Berggipfel).
Zum guten Ton eines Bewerbertages gehört es schließlich auch, den Teilnehmenden ein Feedback zu geben. Und das unabhängig davon, wie es für den jeweiligen Kandidat*innen weitergeht und ob ein Interesse am Unternehmen bestehen bleibt.
Und als Online Bewerbertag?
Vor der Pandemie hätte man sicher gesagt – das geht nicht. Heute weiß man nach einiger Zeit des Erprobens von Video-Konferenzsystemen und diversen Online-Kooperationstools: es ist sehr viel mehr möglich als man denkt.
Und auch die Offenheit für den Einsatz von Online-Varianten klassischer Recruitingwege hat deutlich zugenommen. Gerade auch in der hier angesprochenen jüngeren Generation. Wenngleich auch nicht explizit auf Bewerbertage gemünzt, zeigt eine Studie der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen sehr eindrucksvoll, dass Berufsunerfahrene und Young Professionals Online-Formaten gegenüber sehr aufgeschlossen sind und z.B. Online Assessments positiver gegenüberstehen als Personen mit mehr Berufserfahrung (siehe: Personalwirtschaft, Heft 8/2021, S. 18-19).
Somit stellt sich die Frage, wie man die o.g. Formate online umsetzen könnte. Hier ein paar Anregungen.
Anregungen zur konkreten Online-Umsetzung klassischer Elemente von Bewerbertagen
- Durchführung von Fallstudien und Teamaufgaben: Breakout-Rooms geben die Möglichkeit, in verschiedenen Kleingruppen (Teams) auch online miteinander zu arbeiten. Via Chatfunktion oder E-Mail kann man Teilnehmenden die zu lösende Fallstudie/Teamaufgabe ebenso bereitstellen wie über ein Kooperationstool wie z.B. Padlet. Online-Konferenzsysteme bieten typischerweise integrierte Whiteboards an, an denen Teilnehmende Diskussions- und Arbeitsergebnisse wie sonst an Flipcharts oder auf “echten” Whiteboards festhalten und später auch präsentieren können.
- Präsentationen zum Arbeitgeber: Statt der klassischen Folienpräsentation über Beamer können über die Bildschim-teilen-Funktion in jedem Meeting-Tool Präsentationen allen Teilnehmenden auf den Bildschirm projiziert werden. Dabei ist die Integration von Bildern wie Videos problemlos möglich.
- Rundgänge durch das Unternehmen: Auch diese sind auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Ob als aufgezeichnetes Video oder als Live-Stream durch eine Person, die mit der Kamera rundgeht und auf Fragen direkt eingeht oder Bitten nachkommt, etwas genauer zu zeigen oder Wahrnehmungen z.B. von Temperatur, Geruch oder Haptik verbal beschreibt.
- Treffen künftiger Kolleg*innen: auch das ist möglich, z.B. während des o.g. Rundgangs kombiniert mit der Möglichkeit via Mikro oder Chat direkt Fragen an sie zu stellen. Oder man schaltet einzelne Kollegen einfach als Konferenzteilnehmer dazu, lässt diese erzählen, zeigen und Fragen beantworten. Alternativ kann man auch einen geschlossenen Raum anbieten, in dem man sich z.B. in Pausen sozusagen “unter sich” austauschen kann.
- Bewerbungstrainings oder Coachings: Online-Kurse zum richtigen Bewerben oder speziellen Themen zu Vorstellungsgeprächen etc. lassen sich in einem Kooperationstool zur Verfügung stellen und zu belieben Zeitpunkten abrufen; für Coachings z.B. zu Bewerbungsunterlagen kann man einen Live-Coachingtermin z.B. über einen Online-Kalender buchen lassen und dann in einem geschlossenen 1:1-Meeting über konkrete Optimierungen einer Bewerbung sprechen.
- Rahmenprogramm: Auch hier kann man einiges vorbereiten: gemeinsames Kochen oder Cocktail mixen (ggf. mit vorher zugesendeten Zutaten), gemeinsames Spielen bis hin zu Escape-Room Events.
Wer selbst nicht so firm in der variantenreichen Nutzung von Online-Tools ist, kann sich z.B. mal bei hauseigenen Online-Trainer umhören. Auch bei Trainings und Seminaren nimmt die Nutzung von interaktiven Tools stark zu und damit auch der Erfahrungsschatz von Kollegen. Und wenn diese Möglichkeit nicht besteht, dann kann man auch auf externe Experten für Online-Recruiting-Events zurückgreifen.
Hohe Attraktivität durch Vorteile für beide Seiten
Bewerbertage bieten sowohl den Arbeitgebern als auch den Kandidat*innen eine Menge Vorteile. Bewerbende schätzen vor allem:
- Realistische Einblicke in Unternehmens- und Aufgabenwelt
- Kennenlernen von Unternehmensvertretern aus verschiedenen Bereichen sowie potenzieller Kollegen
- Gefühl von Augenhöhe durch gegenseitiges Vorstellen und Kennenlernen
- Größere Chancengleichheit durch die Möglichkeit, jenseits von Zeugnissen und Unterlagen mit der eigenen Persönlichkeit zu überzeugen
- Feedback mit Hinweisen zur persönlichen Entwicklung
- Und online: geringer Teilnahmeaufwand durch Wegfall von Anfahrten und ggf. auch Übernachtungen
Aus Unternehmenssicht bieten Bewerbertage die Möglichkeit
- mehrere Bewerber vergleichend in überschaubarer Zeit und in unterschiedlichen Situationen kennenzulernen
- Personalentscheider und ggf. auch künftige Kollegen aktiver in die Personalauswahl einzubeziehen
- sich den Teilnehmern als attraktiver Arbeitgeber jenseits von E-Recruiting-Aktivitäten, Jobmessen und Bewerberbroschüren zu präsentieren
- sich mit der Berichterstattung über die Bewerbertage als offenes und aufgeschlossenes Unternehmen zu positionieren
- Absprungquoten nach Auswahlprozessen und Frühfluktuation zu reduzieren
- Und online: Kennenlernen von Kandidat*innen, die live ggf. nicht dabei gewesen wären, weil der Reiseaufwand zu hoch oder der Termin zeitlich nicht machbar gewesen wäre
5 Tipps zur Organisation von Bewerbertagen
1 | Wie beim Assessment Center solltet ihr die Aufgaben für die Kandidaten auf den potenziellen Aufgabenbereich und die relevanten Anforderungen zuschneiden sowie mit relevanten Informationen und klaren Handlungsanweisungen aufbereiten. Empfehlenswert sind außerdem strukturierte Bewertungsraster, die eine anforderungsorientierte und vergleichende Bewertung der Teilnehmer erlauben. Die Unternehmensvertreter solltet ihr nicht nur mit den Aufgaben, sondern auch mit den Herausforderungen von Beobachtung und Bewertung von Teilnehmern vertraut machen.
2 | Außerdem gilt es passende Repräsentanten zu gewinnen, Themen und Formen der Arbeitgeber-Präsentation mit ihnen abzustimmen und diese zu briefen (inhaltlich wie in der technischen Handhabung). So ist es u.a. wichtig, dass sie kritischen Fragen nicht ausweichen, auch mal auf Schwachpunkte z.B. bei einer Online-Betriebsbegehung hinweisen, die Teilnehmenden zu Fragen motivieren oder aktiv einbinden.
3 | Technisch sollte alles einwandfrei laufen; daher gilt es die Nutzung der eingesetzten Technik gut vorzubereiten, sich mit allen Features des Konferenzsystems und der genutzten bzw. zur Verfügung gestellten Tools vertraut zu machen sowie die Grundsätze des persönlichen Online-Auftritts (wie z.B. Licht, Ton, Sitzposition, etc.) zu kennen und zu beachten. Das gilt sowohl für die Moderatoren eines Bewerbertages als auch für alle teilnehmenden Unternehmensvertreter. Und wenn doch mal etwas schief geht? Das ist kein Beinbruch, aber man sollte Lösungsansätze kennen oder kompetente Personen im Hintergrund haben, die schnell weiterhelfen können.
4 | Zur Teilnehmergewinnung ist entsprechendes Marketing hilfreich. Informationen zu Bewerbertagen gehören auf die Karriereseite und in die Social Media-Auftritte des Unternehmens. Auch Pressemitteilungen sowie die Ansprache von Schulen und Hochschulen helfen bei der Gewinnung von Interessenten. Und natürlich könnt ihr auch persönliche Einladungen zum Beispiel auf Jobmessen, Azubi-Speed-Datings etc. aussprechen. Einen guten Eindruck hinterlasst ihr, wenn ihr auf eingehende Bewerbungen für Bewerbertage zügig und wertschätzend reagiert und bei Einladung von Interessierten zu einem Bewerbertag direkt ein paar weitere Detailinformationen (z.B. zur Reiseorganisation, genauer Ablaufplan etc.) mitliefert.
5 | Während und nach einem Bewerbertag ist Storytelling dazu wichtig – auch hier spielen Karrierewebseite und Social-Media-Auftritte eine entscheidende Rolle. Mit kleinen Geschichten, Einblicken, Fotos (Achtung: Bildrechte) und Teilnehmerstimmen in Form von Testimonials oder Teilnehmerbewertungen könnt ihr euer Personalmarketing zusätzlich unterstützen.
Und noch ein allgemeiner Tipp zum Schluss: lieber authentisch als zu perfekt und lieber mal einfach probieren und dann die Learnings und Feedbacks zum Optimieren nutzen als immer weiter zu perfektionieren und sich eine gute Möglichkeit entgehen lassen, gerade mit jungen Leuten unkompliziert in Kontakt zu kommen.
Hinweis: Teile dieses Blogbeitrags sind vor einiger Zeit im damaligen Mittelstandsblog von Yourfirm von der gleichen Autorin publiziert worden.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
