Weihnachten ist vorbei und ich habe vor einigen Tagen die gesammelten Weihnachtskarten weggetan. Dabei erwischte ich mich bei der Frage: Von wem waren die nochmal? Beim Reinschauen zur Klärung dieser Frage las ich oft die üblichen Floskeln, manchmal nicht einmal diese, sondern nur den Namen (der Text auf der Vorderseite der Karte musste wohl reichen).
Und ich fragte mich weiter: Was bringen solche Karten? Wenn es darum geht, sich in Erinnerung zu bringen oder jemanden zu danken, warum sagt man das nicht einfach mit eigenen Worten. Warum gibt man sich nicht mehr Mühe? Floskeln oder vorgedruckt unterschriebene Karten machen die gute Absicht eher kaputt, weil sie den Adressaten auswechselbar machen. (Da müssen wir uns auch an der eigenen Nase packen; das haben wir auch schon so gemacht.)
Wie wohltuend war da eine Weihnachtskarte einer alter Freundin, die auf unser letztes Treffen einging, ein paar Worte zum aktuellen Geschehen in ihrer Familie fand und einen nicht alltäglichen Weihnachtsgruß an mich und meine Lieben formulierte. Oder die Karte eines Geschäftspartners, der nochmals auf die gemeinsamen Erfolge und das einging, was er aus der Zusammenarbeit für sich gewonnen hat. Diese Karten habe ich aufgehoben. Die anderen, nun ja sagen wir mal so: Ablage P. So oder ähnlich geht es auch den meisten Bewerbern, wenn Sie Post von Unternehmen erhalten, bei denen sie sich beworben haben. Wie wäre es denn mal mit dem guten Vorsatz zum neuen Jahr, daran was zu ändern?
Gleichförmige Bewerberkorrespondenz – kein Gewinn für die Candidate Experience
Wie mir mit meiner Weihnachtspost geht es auch den meisten Bewerbern, wenn Sie Post von Unternehmen erhalten, bei denen sie sich beworben haben. Einer nichtssagenden Eingangsbestätigung folgt – wenn sie Glück haben – eine sehr allgemein gehaltene Einladung und – wenn sie Pech haben – eine noch allgemeiner und eher bürokratisch formulierte Absage, so das häufige Erleben. Im Zweifel wird die Nachricht allenfalls noch angelesen, man weiß ja, was dann noch kommt.
Das Unternehmen erhält den Stempel “Bewerberfreundlichkeit – Fehlanzeige” und wird schnell vergessen. Anders bei Arbeitgebern, die sich mit ihrer Bewerberkorrespondenz Mühe machen und mit anderen Formulierungen als den Üblichen regelrecht auffallen. Da denkt sich so mancher Bewerber: geht ja auch anders, wie schön. Und an solche Arbeitgeber erinnert man sich gerne – egal ab man eingeladen oder eingestellt wurde oder nicht. Und man empfiehlt sie weiter.
Guter Vorsatz: die Bewerberkorrespondenz auf Vordermann bringen
Im Laufe der Zeit sammelt sich im Bewerbermanagement von Unternehmen ein wahrer Fundus an Korrespondenzvorlagen an, teilweise Eigenkreationen, teilweise “abgekupferte” Vorlagen, teilweise schon viele Jahre alt, teilweise sogar mit Tipp- oder Grammatikfehlern, unterschiedlichen Schriftgrößen oder -arten , mit unterschiedlichen Signaturen etc.
In Projekten zur Recruiting Optimierung oder bei der Einführung von E-Recruiting-Lösungen “stolpern” wir dann häufig über diese Sammlungen. Hatte man nicht schon länger mal vor, diese zu überarbeiten? Aber es ist wie so oft im Leben: mit Veränderungen tut man sich schwer, man dreht sich im Kreis. Weil die Zeit fehlt, man mit den Vorlagen vertraut ist, vielleicht an eigenen Formulierungen hängt, oder …
Dabei ist es gar nicht so schwer und auch gar nicht so aufwändig, Änderungen vorzunehmen. Sicher kann man nicht jedem Bewerber höchst persönlich formulierte Korrespondenz schicken. Aber man kann zumindest vom Einheitsbrei, den viele Unternehmen verwenden, oder Standardvorlagen aus dem Internet abweichen. Beachtet man ein paar Spielregeln, kann man binnen eines Tages durchaus gut 15 Vorlagen überarbeiten – wir haben das zum Jahresende für ein Unternehmen der Versicherungsbranche gerade gemacht.
- Da wurde z.B. aus: Wir bitten Sie unter Nennung des Terminvorschlags um Bestätigung des Termins per Mail oder Telefon.
- dies hier: Wir freuen uns über Ihre kurze Terminbestätigung. Sie können den Termin nicht einrichten? Rufen Sie uns einfach kurz unter …. an und wir stimmen einen anderen mit Ihnen ab.
Ein paar Tipps für bewerberfreundlichere Korrespondenz
- Formulieren in kurzen Sätzen; weniger Bandwurmsätze – öfter mal Nebensätze weglassen und statt dessen weiteren Hauptsatz bilden.
- Überflüssige, ausschmückende Worte oder Verstärker einfach weglassen.
- Nichtssagende Floskeln durch klare Aussagen/Angaben ersetzen.
- Mehr vom Bewerber aus formulieren – weniger “Wir”, mehr “Sie”.
- Vermeiden von Passivsätzen, Verwenden aktiver Sprache (mehr “Sprechdeutsch”).
- Im Betreff stets Orientierung geben.
- Auf korrekte Rechtschreibung und kurze Absätze achten.
- …
Mehr aktive Sprache, weniger Substantivierung, kürzere Sätze … Man kann viel tun. Jetzt ist die Zeit der guten Vorsätze – legen Sie los und überzeugen Sie 2018 Ihre Bewerber mit gähnfreier Bewerberkorrespondenz und verschaffen Sie sich ein weiteres Plus in der Candidate Experience.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
