Digitale Transformation im Recruiting – eine Frage von Kommunikation und Kollaboration

erstellt am: 03.06.2015 | von:

komplexe Situationen bei der digitalen TransformationJa, auch für HR stehen immer mehr digitale Lösungen bereit. Aber auch am Beispiel des Recruiting Managements kann man sehr schön beobachten, dass die Welten noch nicht ineinander greifen. Da gibt es auf der einen Seite ständig neue technologische Lösungen und Angebote, die das Recruiting- und Talentmanagement einfacher, schneller und besser machen sollen. Manch einer spricht sogar von der Ablösung der Recruiter durch Maschinen. Auf der anderen Seite gibt es aber eine Vielzahl an Unternehmen, die weit davon entfernt sind, diese Lösungen zu kennen, anzuwenden und die versprochenen Vorteile zu realisieren. Warum ist das so? Ein Blick in die Praxis gibt Antworten – und Ansatzpunkte.

Ein Meer von digitalen Angeboten

Schaut man auf die technologischen Entwicklungen für das Recruiting Management der letzten Jahre, dann kann man nur staunen:

  1. Online-Stellenmärkte haben die Stellenteile der Tageszeitungen und Magazine abgelöst.
  2. Karrierewebseiten sind omnipräsente Informationsquellen geworden, Flyer und Bewerberbroschüren haben Seltenheitswert bekommen.
  3. Virtuelle Jobmessen bieten flexible und zeitunabhängige Informationsmöglichkeiten an. Via Whatsapp findet Live-Berichterstattung aus dem Unternehmensalltag statt. Blogs, zunächst Podcasts und jetzt Videos geben authentische Unternehmenseinblicke.
  4. Social Media Netzwerke stellen ein unerschöpfliches Reservoir an aktiv und latent suchenden Kandidaten zur Verfügung und viele Möglichkeiten, mit ihnen in Kontakt zu kommen und eine Talentpipeline aufzubauen.
  5. E-Mail und Online-Bewerbungsformulare ersetzen die Papierbewerbungen. Online-Kommunikation löst die Briefkommunikation ab.
  6. (Zeitversetzte) Videointerviews und Online-Assessments stellen objektive und zeitunabhängige Optionen zur Vorauswahl von Bewerbern zur Verfügung.
  7. Bewerberbefragungen ermöglichen das Einholen von Bewerberfeedback zur Bewertung der Candidate Experience.
  8. Bewerbermanagement- und Talentmanagement-Systeme unterstützen die Verwaltung, Organisation und Dokumentation von Informationen und Dokumenten. Sie bieten zusätzlich jede Menge Statistiken auf Knopfdruck, die vor Jahren – wenn überhaupt – noch mühevoll per Hand gepflegt werden mussten.
  9. … Man kann die Liste bestimmt noch um einige Punkte erweitern.

All das wird auch genutzt, ausprobiert, darüber nachgedacht. ABER spricht man mit Arbeitgebervertretern, verfolgt man Diskussionen in Online-Foren oder untersucht man systematisch das Recruiting von Unternehmen, bekommt man den Eindruck, dass die Auseinandersetzung mit dem Thema digitale Transformation und technologische Innovationen an manchem Personalbereich vorbeiläuft. Dies hat ja auch den Human Resources Manager zu der provokanten Frage “Was hat HR mit der verdammten digitalen Transformation zu tun, verdammt noch mal?!” bewegt.

Überangebot, Überforderung und Überzogenheit

Aber warum ist das so? Ich sehe vor allem drei Gründe: Viele Verantwortliche im Recruiting- und Talentmanagement

  • können die Möglichkeiten und Angebote an Innovationen gar nicht mehr überblicken und sind mit der Bewertung und Auswahl passender Lösungen überfordert. Es kommt nicht von ungefähr, dass viele Unternehmen mit ihren Bewerbermanagement-Systemen unzufrieden sind (Siehe Studie ICR) oder die Möglichkeiten, die die Systeme bieten, nur teilweise nutzen. So werden z.B. Bewerbungen für Führungskräfte ausgedruckt statt online von diesen gesichtet zu werden; oder Bewerberkorrespondenz mit Textverarbeitung geschrieben statt als Vorlage im System hinterlegt.
  • haben Schwierigkeiten, die Folgen einzuschätzen im Hinblick auf Prozesse, Anpassungen anderer Systeme, Akzeptanz im Unternehmen oder Wirkung auf potenzielle Kandidaten. So scheut manches Unternehmen die Nutzung von Online-Tests oder zeitversetzten Videointerviews, weil Unsicherheiten über Manipulationsrisiken bestehen und hinterlegte Frage- oder Auswertungsschemata als starke Bevormundung erlebt werden.
  • erleben eine überrollende Dynamik in den vermeintlichen technologischen Must-haves, die einerseits dazu führt, dass Innovationen als Hype abgetan werden, über die morgen schon keiner mehr spricht. Andererseits kann man beobachten, dass viele Unternehmen durch den ständigen Veränderungsdruck gar nicht mehr hinterher kommen, die vorhandenen Lösungen richtig zu pflegen und zu nutzen. So werden technische Möglichkeiten des Monitorings nicht genutzt, weil die Zeit für die Entwicklung eines entsprechenden Controllings fehlt. Oder Karrierewebseiten und Social Media werden, sind sie einmal aufgesetzt, nicht mehr gepflegt. Die eigenen Social Media-Profile der Ansprechpartner werden selten zur Unterstützung im Recruiting genutzt, sie unterscheiden sich oft nicht von Profilen anderer Nutzer.

Stolpersteine für Innovation und digitale Transformation im Recruiting

Zusätzlich zu diesen Punkten kann man in der Praxis häufig jede Menge Kommunikations- und Interaktionsprobleme im Zusammenhang mit der Auswahl und Implemetierung von technologischen Lösungen feststellen. Und diese führen nicht selten zu Fehlgriffen, Unzufriedenheiten, Verzögerungen und Mehrausgaben.


Recruiting und Fachbereiche

Recruiting und Fachbereiche sprechen gerne übereinander und schieben sich den “Schwarzen Peter” zu, weil die Recruitingprozesse nicht richtig laufen oder die Ergebnisse nicht stimmen. Sie sprechen aber viel zu wenig und viel zu wenig Klartext miteinander: Was macht Probleme, wie müssten Prozesse verändert werden, wodurch entstehen Abstimmungsprobleme, an welchen Stellen ist man zu Kompromissen bereit etc. In Workshops staunen wir immer wieder, wieviele Missverständnisse oder Animositäten in Unternehmen vorhanden sind und welche Quickwins möglich sind, wenn man strukturiert die Punkte miteinander bespricht und Lösungen gemeinsam überlegt.


Recruiting und Anbieter

Dienstleister und Lösungsanbieter sprechen, einmal in Kontakt gekommen, gerne und viel mit den Recruiting-Vertretern. Konkurrenz- und Preisdruck sorgen teilweise dafür, dass zu wenig eine bedarfsorientierte Lösung angeboten wird. Auf der anderern Seite sind die Unternehmensvertreter oft auch wenig informiert und vorbereitet, wenn sie in Kontakt mit Dienstleistern treten und dann unkonkrete Vorstellungen äußern. Auch können wir beobachten, dass sehr häufig Berufseinsteiger oder Praktikanten mit einem Beschaffungsprojekt betraut werden, denen aber dann bei Rückfragen seitens der Anbieter der Überblick und die Praxis fehlen, kompetente Antworten liefern zu können. Kommunikationsprobleme sind so vorprogrammiert, da die Kommunikation über Bande und nicht direkt läuft.


Recruiting und Einkauf

Einkauf und Recruiting sprechen oft nur zwangsläufig miteinander, weil die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen eben über den Einkauf gehen muss. Aber auch hier hapert es an Abstimmungen. Nicht anders sind Lastenhefte zu erklären, die widersprüchliche Anforderungen enthalten, oder Preis-Nachverhandlungen durch den Einkauf, nachdem eigentlich schon alles besprochen ist. Als Dienstleister erlebt man dann oft eine reine Preisdiskussion, weil man nicht mehr mit sachkompetenten Personalern spricht, sondern mit Einkäufern, die auf die Kosten fokussiert sind.


Recruiting und IT

Auch IT-Bereich und Recruiting kommunizieren nicht genug oder nicht richtig miteinander. Notwendige Schnittstellen zu anderen Systemen, die in Lastenheften vergessen oder unzureichend beschrieben werden, notwendige nachträgliche System-Anpassungen oder Verzögerungen beim Roll-out, weil z. B. die notwendige Hardware nicht vorhanden ist, sprechen eine deutliche Sprache.


Recruiting und Arbeitnehmervertretung

Und last but not least stimmt auch die Kommunikation zu Gremien häufig nicht. Insbesondere werden Arbeitnehmervertretungen oft zu spät einbezogen. So kann es kommen, dass z. B. bestimmte Daten nicht erhoben, nicht gespeichert oder nicht wie gewünscht ausgewertet werden dürfen – und damit so manch schöner Vorteil einer technologischen Lösung sich unnötig verkompliziert.


Ansatzpunkte für das Kommunikationsdilemma

Wenn man digitale Transformation im Recruiting und Talent-Management nach vorne bringen will, muss man sich der Merkmale besinnen, die man so gerne mit der “Netzgesellschaft” und den neuen Formen der (Wissens-)Arbeit verbindet. Bezogen auf das Recruiting- und Talent-Management heißt das:

  • Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Vernetzung: Digitale Transformation im Recruiting gelingt umso besser, je weniger dabei in Personen- oder Abteilungszuständigkeiten gedacht wird. Das Thema gehört in die Hände eines Projekt-/Transformationsteams mit Mitgliedern aus HR/Recruiting-Verantwortlichen, Fachbereichsvertretern, IT, Einkauf und Arbeitnehmervertretung, die interdisziplinär zusammenarbeiten.
  • Transparenz und Offenheit: Die Entscheidung für den Einsatz einer Technologie darf weder nach Gusto, rein Kosten getrieben noch losgelöst von vorhandenen oder geplanten anderen Lösungen stattfinden. Vielmehr bedarf es eines strukturierten und anforderungsorientierten Vorgehens sowie einer Offenheit für verschiedene Lösungsansätze. Und dafür sind Sachkompetenz und Berufserfahrung zur Personalauswahl ebenso notwendig wie Know-how zur IT- und Anbieter-Auswahl.
  • Agilität und Augenhöhe: Als Projektmanager sind People Business-Experten gefordert: diese müssen aktiv Anforderungen, Interessen und Möglichkeiten erkunden und abstimmen, Erwartungsmanagement betreiben und Kompromisslinien finden – also in alle Richtungen kommunizieren und gewandt sein. Dazu benötigen sie Standing und den Willen etwas zu bewegen, aber auch Empathie und Wertschätzung.

Persönlich geeignete Vertreter des Recruiting und Talentmanagements sind grundsätzlich fachlich prädestiniert dafür, künftig die Rolle des Projektmanagers für Recruiting Innovationen zu übernehmen und die digitale Transformation aktiv zu gestalten. Vorausgesetzt sie bringen neben ihrer Kernkompetenz auch tiefergehendes technologisches Know-how und Marktüberblick mit. Daher müssen Interessenten im wahrsten Sinne des Wortes in zweifacher Hinsicht über den Tellerrand schauen lernen oder/und sich einen professionellen externen Partner (übergangsweise) an ihre Seite holen. Das würde übrigens auch zum Mindset der neuen Arbeitswelt passen: Menschen unterschiedlicher Profession, Status und Vertragsformen arbeiten inhaltsgetrieben zusammen, übernehmen gemeinsam Verantwortung, schalten ihr Wissen zusammen und lernen voneinander.

Dieser Artikel ist auch ein Beitrag zur Blogparade des Human Resources Manager. Unter #ZukunftHR schreiben hier verschiedene Blogger zum Thema “Was hat HR mit der verdammten digitalen Transformation zu tun, verdammt noch mal?!”

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Ruth Böck
... ist einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als "Recruiting-Qualitäterin" unterstützt sie Arbeitgeber in der Professionalisierung ihres Recruitings durch Recruiting Analysen und Beratung, Konzeption von Recruiting Instrumenten, operative Recruiting Services (RPO) oder den Ausbau von Recruiting Kompetenz durch Webinare, Seminare und Workshops. Außerdem ist sie die Initiatorin von Rekrutierungserfolg.de - dem Portal für das Recruiting.
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