Bewerberfeedback – Zurückhaltung nur eine Frage des AGG?

erstellt am: 16.01.2015 | von:

Individuelles Bewerberfeedback

Ein aussagekräftiges, persönliches Feedback wird oft von Bewerbern am Ende eines Bewerbungs­verfahrens vermisst – insbesondere nach einem persönlichen Kennenlernen. Das signalisieren Aussagen von Bewerbern in Arbeitgeber­bewertungs­plattformen wie auch Studien zur Candidate Experience. Arbeitgebervertreter begründen das häufig mit dem AGG-Risiko. Berechtigt oder vorgeschoben, darüber kann man geteilter Meinung sein. Ich behaupte, wer sich gut vorbereitet und dieser Situation kompetent stellt, generiert mehrfach Chancen:

  • für den Bewerber,
  • für den Arbeitgeber, den man repräsentiert und
  • für sich selbst.

Und das bei einem vertretbaren Risiko. Dieser Beitrag gibt einige Tipps dazu.

Bewerberfeedback in der Praxis

Meist erhalten Bewerber eine Absage per E-Mail (81 %). Diese wird nicht selten als Auto-Respond (23 %) oder als Standardschreiben (13 %) versendet – das zeigen Ergebnisse einer Umfrage von Textkernel in 2014. Wünschenswert aus Bewerbersicht ist aber eine personalisierte, individuelle Kommunikation, z.B. via erkennbar individuellem Brief oder besser noch per Telefon (vgl. Candidate-Experience Studie 2014 von metaHR/Stellenanzeigen, S. 28).

AGG als (vorgeschobenes?) Argument gegen Bewerberfeedback

Spricht man mit Arbeitgebervertretern oder verfolgt man Diskussionen in einschlägigen Foren, wird gerne auf die AGG-Risiken bei individuellem Bewerberfeedback hingewiesen. Aussagen von Anwälten und Experten in Rechtsabteilungen sowie im Netz befeuern dies noch frei nach dem Motto: besser nichts sagen, dann ist man auch nicht angreifbar.

Aber ist das AGG-Risiko bei kompetent gegebener Rückmeldung wirklich so groß? Es ist doch keineswegs so, dass die Mehrzahl der Bewerber, insbesondere derjenigen, die man auch persönlich kennenlernt, wegen Alter, Geschlecht oder einem der anderen AGG-Gründe abgelehnt wird. Und man kann auch Bewerbern nicht generell unterstellen, dass sie nur darauf aus sind, Beweise für AGG-Verletzungen zu sammeln.

Daher liegt die Frage nahe, ob das AGG-Argument für den einen oder anderen Personaler/Recruiter oder Fachbereichsvertreter nicht auch ein gutes Argument ist, sich der unangenehmen Feedback-Situation nicht stellen zu müssen. Denn jemandem zu sagen, dass man nicht mit ihm zusammenarbeiten möchte, hat natürlich immer auch etwas Unangenehmes. In den meisten Fällen enttäuscht man Erwartungen und weiß nicht, wie das Gegenüber damit umgeht und wie man darauf reagieren soll.

Zeitargument als Grund gegen Bewerberfeedback

Ich höre jetzt schon die entrüsteten Aufschreie, dass das mit Komfortzone gar nichts zu tun hat, sondern das Ganze ja schließlich auch eine Frage der verfügbaren Zeit und der Effizienz sein. Man könnte ja schließlich nicht jedem Bewerber ein Feedback geben, das würde ja Stunden beanspruchen. Ja richtig, Feedback geben kostet Zeit. Aber es geht auch nicht um jeden Bewerber, denn insbesondere nach einem persönlichen Kontakt wird von Bewerbern die individuelle Rückmeldung erwartet. Wir sprechen also über ein Zeitinvest für einen kleinen Teil der eingehenden Bewerbungen. Und diese Zeit ist gut investiert, denn sie zahlt auf das Arbeitgeberimage ein und spart mittelfristig an anderer Stelle Zeit und Geld: weil man als Arbeitgeber weiterempfohlen wird und sich andere Kandidaten initiativ bewerben oder mehr Bewerbungen auf eine Stellenanzeige eingehen. Und wenn man den persönlichen Kontakt auch noch für einen Austausch auf Augenhöhe nutzt und selbst ein Feedback vom Bewerber zum Recrutingprozess einholt, findet man auf kostengünstige Art und Weise und aus erster Hand sogar noch gute Ansatzpunkte für Optimierungen im Recruiting.

Nutzen von Bewerberfeedbacks

Wechseln wir mal die Seite. Weg von Zeit und Risiko, hin zu den Chancen, die Bewerberfeedbacks bieten.

  • Bewerber erhalten Hinweise, warum sie im Vergleich zu anderen Bewerbern nicht ausreichend punkten konnten und was sie bei künftigen Bewerbungen anders machen können oder an welchen Stellen sie Fähigkeiten oder Qualifikationen ausbauen sollten. Dafür sind die meisten Bewerber ebenso offen wie Mitarbeiter, die im Rahmen von Jahresgesprächen erfahren, wo sie stehen und warum sie ggf. (noch) nicht eine weiterführende Aufgabe übernehmen oder ein höheres Gehalt erhalten können. Sie werden nicht jubeln, aber das bessere Verständnis lässt die Enttäuschung milder ausfallen.
  • Als Arbeitgeber signalisiert man mit einer Rückmeldung Wertschätzung gegenüber dem Bewerber: er/sie hat nicht nur Zeit investiert, sondern sich auch präsentiert und geöffnet; viele Kandidaten empfinden eine Rückmeldung als eine faire “Gegenleistung” dafür. Bei Unternehmen, die kundtun, dass sie eine offene Unternehmenskultur pflegen oder Mitarbeitern regelmäßig Feedback geben, unterstreicht ein Bewerberfeedback die Glaubwürdigkeit dieser Aussagen. Nichtssagende Absagen verstärken hingegen die Enttäuschung der Absage und machen diese zu einer regelrechten Abfuhr. Machen enttäuschte Bewerber sich dann in ihren realen und virtuellen Netzwerken Luft, wirkt sich das negativ auf das Arbeitgeber- und ggf. auch auf das Unternehmensimage aus.
  • Personaler/Recruiter bzw. Fachbereichsvertreter schärfen durch das Geben von Feedback ihre eigene Feedbackkompetenz. Sie bauen ihr Können und ihre Erfahrung im Geben von konstruktivem Feedback ebenso aus wie ihre Fähigkeit, flexibel mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Reaktionen umgehen zu können. Das zahlt sich auch bei anderen Aufgaben wie zum Beispiel in Projekten oder künftigen Führungsaufgaben aus.

Aus eigener Erfahrung von mehreren Hundert persönlichen Rückmeldungen weiß ich, dass die meisten Bewerber gerade nach persönlichen Kennenlernsituationen wie Gespräch oder AC überwiegend dankbar für eine individuelle Rückmeldung sind. Klar gibt es auch solche, die darauf verzichten oder diese emotionsfrei hinnehmen. Und klar gibt es auch verschnupfte, rechtfertigende oder aggressive Reaktionen. Diese sind jedoch sehr selten. Eine AGG-Klage habe weder ich noch mir bekannte Kollegen oder Kunden, die so verfahren, bisher erhalten.

Tipps für Bewerberfeedbacks

Was kann man tun, um ein Feedback zeitlich effizient, aber dennoch individuell und rechtlich möglichst wenig risikobehaftet zu geben? Hier einige Tipps:

  1. Legen Sie vor der (Vor-)Auswahl und Personaldiagnostik Anforderungen fest, die ein Kandidat unabhängig von den AGG-Kriterien erfüllen sollte (Qualifikation und Kenntnisse, Art der Berufserfahrung, Gehaltsrahmen, aber auch Motivation, Auftreten, Teamerfahrung, Projekterfahrung etc.). Sehen Sie zu, dass Sie im Auswahlverfahren Anhaltspunkte zur Einschätzung dieser Kriterien über alle Bewerber hinweg erhalten.
  2. Dokumentieren Sie die Ergebnisse des Auswahlverfahrens: in welchen Punkten hat der Bewerber den Anforderungen nicht (ausreichend) entsprochen und woran wurde das festgemacht (Aussagen im Gespräch, Beobachtungen im AC oder bei Arbeitsprobe, Ergebnisse eines Tests etc.).
  3. Wählen Sie daraus die wesentlichen Argumente (1-3) für die Absage aus. So lässt sich nicht nur das Bewerberfeedback in einer angemessen Zeit durchführen, es überfordert auch nicht die Aufnahmefähigkeit der Bewerber in der Spannungssituation.
  4. Suchen Sie am besten den direkten, telefonischen Kontakt. Danken Sie dem Kandidaten zunächst für die Bewerbung und Teilnahme am Auswahlverfahren und teilen Sie dann Ihre Entscheidung freundlich, sachlich und klar mit. Ist “die Katze erst einmal aus dem Sack”, lässt sich besser über die Hintergründe sprechen; die Erfahrung zeigt, dass sonst die Anspannung oft zu groß ist und das Bewerberfeedback am Kandidaten vorbeirauscht – also vertane Zeit ist.
  5. Hören Sie auf die Reaktion des Kandidaten und erkunden Sie, ob der Bewerber offen für ein individuelles Bewerberfeedback ist. Fragen Sie im Zweifel, ob er es jetzt wünscht oder er die Absage erst einmal sacken lassen möchte. Bieten Sie dann an, dass er sich gerne auch später bei Ihnen melden kann.
  6. Argumentieren Sie Ihre Absage stets an der Bewertung des Erfüllungsgrads der Anforderungen und Qualifikationen. Lassen Sie sich auch bei gezielten Nachfragen, ob es am Alter oder Geschlecht etc. gelegen hat, nicht auf eine Aussage dazu ein, sondern halten Sie an der Nicht- oder nicht ausreichenden Erfüllung aufgaben-/qualifikationsbezogener Anforderungen fest.
  7. Beziehen Sie den Kandidaten in das Gespräch ein und senden Sie nicht nur. Greifen Sie ggf. erkennbaren Missmut proaktiv auf und zeigen Sie Verständnis für Enttäuschung, lassen Sie Raum für Rückfragen. Fragen Sie auch aktiv nach einem Feedback des Bewerbers zu dem Auswahlverfahren oder bieten Sie die Teilnahme an einer anonymen Bewerberbefragung an – sofern sie eine solche etabliert haben.
  8. Begegnen Sie möglichen persönlichen oder inhaltlichen Angriffen nicht mit Diskussionen oder Rechtfertigungen z.B. zum Auswahlverfahren oder der Kompetenz der beteiligten Personen. Wenn Sie eine Online-Bewerberbefragung haben, bieten Sie die Möglichkeit eines Feedbacks zum Recruitingprozess darüber an.
  9. Beenden Sie das Gespräch wohlwollend und freundlich. Wünschen Sie dem Bewerber alles Gute und viel Erfolg bei weiteren Bewerbungen. Schlagen Sie ggf. eine erneute Bewerbung auf eine Vakanz Ihres Unternehmens zu einem späteren Zeitpunkt oder die Aufnahme in einem Bewerberpool vor – sofern Sie einen solchen haben und aktiv pflegen und der Bewerber ein gewisses Potenzial gezeigt hat. Auch die Möglichkeit der Weiterempfehlung an andere Arbeitgeber könnte in Erwägung gezogen werden (vgl. cleverheads).
  10. Wenn Sie unsicher sind, ob und wie Sie Bewerberfeedback richtig geben, nutzen Sie Möglichkeiten des (kollegialen oder externen) Coachings.

Haben Sie weitere Tipps zum Bewerberfeedback aus eigener Erfahrung? Dann schreiben Sie uns.

 

Bildquelle: Notizzettel PinSonderangebot © JiSIGN – Fotolia.com

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Ruth Böck
... ist einer der Köpfe von upo - Bausteine für Rekrutierungserfolg. Als "Recruiting-Qualitäterin" unterstützt sie Arbeitgeber in der Professionalisierung ihres Recruitings durch Recruiting Analysen und Beratung, Konzeption von Recruiting Instrumenten, operative Recruiting Services (RPO) oder den Ausbau von Recruiting Kompetenz durch Webinare, Seminare und Workshops. Außerdem ist sie die Initiatorin von Rekrutierungserfolg.de - dem Portal für das Recruiting.
Bisherige Kommentare:

Liebe Frau Dr. Böck, vielen Dank für Ihre dezidierten Ausführungen!

Sie haben mir aus dem Herzen gesprochen. Ich erlebe die beschriebene “ich berufe mich auf AGG und gebe deshalb kein detailiiertes Feedback”-Haltung sowohl bei Klienten, die ich in der Karriereberatung begleite und diese Erfahrung bereits gemacht haben als auch in Form von schon selber Erlebtem als Bewerberin. In der Tat macht die authentische und individuelle Wertschätzung des Personalers mehr her als Aushängeschild fürs Unternehmen als teures Geld für Employer-Branding-Maßnahmen auszugeben.

Danke für diesen Impuls, auf dass er sich weiter verbreite 🙂
Viel Erfolg bei Ihren Projekten und herzliche Grüße,
Dagmar Kilic

Liebe Frau Kilic,

haben Sie vielen Dank für Ihren Kommentar, der unterstreicht, dass Employer Branding insbesondere auch durch die handelnden Personen im Recruiting glaubhaft mit Leben gefüllt werden kann – zum Beispiel durch das Geben eines – zugegeben nicht immer einfachen – Feedbacks.

Allerdings wird der Handlungsbedarf vielen Arbeitgebern auch (noch) nicht spürbar genug vermittelt. Denn auch auf Bewerberseite herrscht meist Zurückhaltung, da viele Kandidaten nicht aktiv nach einem Feedback z.B. nach einer Absage nach Gespräch oder AC fragen.

In diesem Sinne, auch Ihnen viel Erfolg bei Ihren Aktivitäten und beste Grüße,
Ruth Böck

Erlebe auch immer wieder in Auswahlfahren, dass am Ende die Kommission darüber spricht, wer denn dem Bewerber ein Feedback geben soll. Die meisten scheuen sich davor, aus verschiedenen Gründen. Da muss noch daran gearbeitet werden, denn Feedbacks sind für alle Seiten wichtig.

Danke für den Beitrag, Frau Böck!

[…] Alles bekannt? Mag sein, aber die Praxis zeigt mir immer wieder, dass in vielen Unternehmen nach wie vor alles andere als professionell gehandelt wird. Deshalb sensibilisiere ich als überzeugte “Recruiting-Qualitäterin” nicht nur in Kundengesprächen und Praxisdialogen gerne dafür, erst Verstand und dann Chemie zum Zuge kommen zu lassen. Das trägt nicht nur zu besseren Ergebnissen im Recruiting bei, sondern wirkt sich auch auf die Candidate Experience aus. Denn die fehlenden Orientierung an klaren Kriterien zeigt sich nicht nur hinter verschlossenen Türen bei der Bewertung von Gesprächen, sondern bereits schon im Interview an der Formulierung der Fragen und erst recht bei einem (potenziellen) Bewerberfeedback. […]

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